Lige nu samarbejder Kattens Værn med en gruppe studerende fra uddannelsen Global Business Informatics på IT-Universitetet i København. Som en del af faget Enterprise Systems & Platform Ecosystems undersøger gruppen, hvordan en konkret arbejdsproces hos Kattens Værn kan optimeres.
Opgaven tager udgangspunkt i den proces, der begynder, når en borger udfylder en formular på Kattens Værns hjemmeside og fortsætter frem til den efterfølgende behandling af oplysningerne i organisationens systemer.
I dag overføres en del af oplysningerne manuelt fra WordPress til Dynamics. Men projektet handler om langt mere end blot at automatisere denne overførsel.
Optimere informationsflow
De studerende undersøger også, hvordan Kattens Værn allerede i selve formularen kan sikre, at de rigtige, nødvendige og relevante oplysninger bliver indsamlet fra starten samtidig med at løsningen opleves naturlig, enkel og logisk for den borger, der bruger hjemmesiden.
Målet er dermed at optimere hele informationsflowet: fra borgerens første kontakt til den interne behandling hos Kattens Værn.
En mere præcis og brugervenlig proces kan ikke alene reducere dobbeltarbejde og manuelle indtastninger. Den kan også mindske behovet for efterfølgende telefonopkald, afklarende spørgsmål og misforståelser, fordi medarbejderne fra begyndelsen får de oplysninger, de har brug for.
Det betyder potentielt både en bedre oplevelse for borgeren og en mere effektiv arbejdsgang for Kattens Værn.
Små trin kan give en stor samlet forbedring
For Kattens Værn har forløbet allerede vist værdien af at få fagpersoner udefra til at se på organisationens hverdag.
Når man analyserer noget, der umiddelbart virker som en simpel proces, opdager man hurtigt, at der kan være mange små trin, som tilsammen rummer potentialet for en væsentlig forbedring. Det handler ikke bare om at flytte data fra ét system til et andet, men om at sikre, at vi får de rigtige oplysninger på det rigtige tidspunkt og på en måde, der giver mening for brugeren siger Johan Bache, Marketingchef hos Kattens Værn
Hvis processen bliver mere præcis og logisk allerede fra borgerens første kontakt med os, kan vi potentielt spare tid på både manuel registrering, opfølgende samtaler og afklaring af misforståelser. De hidtidige resultater, gruppen har præsenteret, har både været øjenåbnende, konstruktive og meget konkrete.
De studerende arbejder både med selve procesafdækningen og med at skitsere en mulig teknisk løsning.
De formår både at gå grundigt ind i, hvordan processen fungerer for medarbejderne og for den borger, der bruger vores hjemmeside, og samtidig udvikle noget, der potentielt kan vise sig at være direkte implementerbart i vores IT-systemer. Det er meget værdifuldt for os.
Kattens Værn oplever samtidig, at samarbejdet med studerende giver noget, som ikke nødvendigvis kan måles i effektiviserede minutter eller færre manuelle indtastninger.
Det er en gave at få lov til at arbejde sammen med engagerede mennesker, som kommer med ny faglig viden, nysgerrighed og andre perspektiver på vores organisation. Nogle gange ender et studieprojekt i noget meget konkret og direkte anvendeligt. Andre gange bliver værdien, at vi får øje på muligheder eller problemstillinger, som sætter nye tanker i gang. Begge dele er vigtige siger Johan
Virkelige problemstillinger giver de studerende noget at arbejde med
Kattens Værn har typisk to til fire praktik-, projekt- eller studieforløb om året med enkeltpersoner eller grupper under uddannelse.
Organisationen forsøger så vidt muligt at give de studerende reelle problemstillinger frem for konstruerede skoleopgaver.
Det kan være inden for blandt andet kommunikation, digitalisering, procesoptimering, IT eller andre områder, hvor den studerendes faglighed kan kobles til Kattens Værns arbejde.
Vi forsøger altid at gøre forløbene så konkrete som muligt og skabe gode rammer for de studerende. Det skal ikke kun være os, der får noget ud af samarbejdet. De studerende skal opleve, at de får adgang til en rigtig organisation, rigtige medarbejdere og virkelige problemstillinger, hvor deres arbejde kan gøre en forskel., fortæller Johan Bache.
Også værdifuldt for de studerende
For de studerende fra IT-Universitetet har projektet givet mulighed for at omsætte teori til en konkret udfordring i en virkelig organisation.
Det har været virkelig spændende at få lov til at samarbejde med Kattens Værn i forbindelse med vores projekt i Enterprise Systems & Platform Ecosystems. Jeg har især sat pris på at få et indblik i deres arbejde og opleve, hvordan vores idéer kan bidrage til at gøre deres arbejde lidt lettere siger Haya.
Sameeha fremhæver den praktiske erfaring:
Samarbejdet med Kattens Værn har været utrolig givende. Det var meget motiverende at kunne bidrage til at optimere en NGOs arbejdsprocesser, samtidig med at jeg har fået et værdifuldt indblik i organisationen og opnået praktisk erfaring.
Omar peger på, at det konkrete formål gør projektet mere meningsfuldt:
Det har været rigtig spændende at samarbejde med Kattens Værn og få indblik i, hvordan deres daglige arbejde fungerer. Det har især været motiverende at arbejde med en konkret udfordring og udvikle en løsning, der forhåbentlig kan gøre en forskel i deres hverdag. Det har gjort projektet både mere lærerigt og meningsfuldt.
Et samarbejde med værdi i begge retninger
For en NGO som Kattens Værn er den eksterne faglighed særligt værdifuld. Organisationens primære fokus er arbejdet for kattene, og studieprojekter kan give mulighed for at undersøge udviklingsområder, som organisationen ellers ikke nødvendigvis ville have ressourcer til at analysere lige så grundigt.
Samtidig får de studerende adgang til virkelige arbejdsgange, medarbejdere og systemer, så deres faglighed kan omsættes til noget, der potentielt får direkte betydning i hverdagen.
Kattens Værn håber derfor også, at samarbejder som dette kan inspirere andre studerende og uddannelsesinstitutioner til at se NGO’er som attraktive samarbejdspartnere.
Der findes utrolig meget faglighed på uddannelserne, som kan skabe værdi ude i organisationerne. Samtidig kan vi tilbyde de studerende noget, der er svært at skabe i undervisningslokalet: virkelige udfordringer og muligheden for at se, at deres arbejde faktisk kan blive brugt, afslutter Johan Bache.
