Procurement Services Associate, Copenhagen

UNICEF arbejder i over 190 lande og områder for at redde børns liv, forsvare deres rettigheder og hjælpe dem med at udleve deres potentiale, fra den tidlige barndom og gennem hele ungdommen.

Hos UNICEF er UNICEF Danmark engageret, passioneret og stolt af det, der gøres, så længe der er behov for det. At fremme hvert barns rettigheder er ikke blot et job – det er et kald.

UNICEF er et sted, hvor karrierer bygges. UNICEF Danmark tilbyder sine medarbejdere diverse muligheder for professionel og personlig udvikling, hvilket vil hjælpe dem med at styrke en følelse af formål, mens de tjener børn og samfund over hele verden.

UNICEF Danmark byder alle velkommen, der ønsker at høre til og vokse i en mangfoldig og passioneret kultur, kombineret med en attraktiv løn- og fordelspakke.

For hvert barn, retten til en forkæmper

Hvordan kan du gøre en forskel?

UNICEF Supply Division (SD) er FN's største end-to-end forsyningskæde-enhed, dedikeret til at sikre, at børn i udviklings- og humanitære kontekster har adgang til livreddende forsyninger. Divisionen fokuserer på strategisk indkøb, humanitær respons og optimering af forsyningskæden. Disse mål understøttes af nøglestrategier inden for finansiering, digitalisering og lokalisering for at beskytte børns rettigheder globalt.

Supply Financing Centre (SFC) overvåger indkøbstjenester (PS) ved at levere partnerkoordinering og overvågningsstøtte på tværs af UNICEF's globale kontorer. Inden for dette center fungerer Partner Interface and Engagement Unit (PIE) som den primære operationelle forbindelse for partnere, herunder regeringer, NGO'er og internationale finansielle institutioner som Verdensbanken.

PIE varetager hele livscyklussen for indkøbsanmodninger, fra indledende screening og tildeling til forretningsenheder til KPI-overvågning og klagebehandling. Enheden fungerer også som en normativ 'Help Desk', der yder væsentlig vejledning, træning og systemforbedringer (såsom CRM og konceptnoter) for at håndtere stadig mere komplekse transaktioner. Denne specifikke stilling, baseret i København, rapporterer til Procurement Services Manager inden for PIE-underenheden.

Formålet med jobbet:

Under vejledning og supervision af underenhedslederen, Procurement Services Manager, er den ansatte ansvarlig for at behandle anmodninger med vægt på komplekse projekter og initiativer. Dette omfatter analyse/vurdering af partnernes behov, rettidig og nøjagtig behandling af omkostningsestimater og salgsordrer, udstedelse og fremskyndelse af ordrer og leverancer samt rapportering for at opfylde partnernes behov og forventninger, herunder ledelse og koordinering på tværs af forretningsenheder og andre centre.

• Stillingens ansvarsområde er at yde løbende support til PS-transaktioner i Supply Financing Centre.
• Den ansatte udviser dømmekraft ved udførelsen af alle indkøbstjenesteaktiviteter i overensstemmelse med gældende regler og bestemmelser.
• Den ansatte henviser problemer, der kræver en ledelsesløsning, eller hvis der er behov for en afvigelse fra procedurer og standarder, til sin supervisor.
• Den ansatte arbejder ofte med andre kolleger i PS-funktionen på tværs af SD samt eksterne PS-partnere og fungerer som ledende kontaktperson over for partneren.
• Den ansatte forventes at komme med anbefalinger til forbedringer af de operationelle/transaktionelle processer.

Nøgleansvarsområder:

• Udfører alle indkøbstjenesteaktiviteter i overensstemmelse med UNICEF's finansielle regler og bestemmelser, Supply Division Manual og andre gældende indkøbsprocedurer.
• Leder, administrerer og overvåger transaktioner, herunder nøglekonti og komplekse projekter for tildelte partnere, under vejledning af Procurement Services Manager og i overensstemmelse med procedurekrav.
• Analyserer anmodninger, identificerer og adresserer potentielle operationelle risici, foreslår og udvikler risikobegrænsende foranstaltninger efter behov, og kommunikerer med partnere, landekontorer og SD-centre for at sikre afstemte forventninger, klarhed i specifikationer, egnethed, leveringskrav og leveringsdatoer.
• Er med til at lede screening- og reviewgrupper efter behov for tildelte projekter og initiativer, herunder sikring af, at relevante værktøjer anvendes (f.eks. RACI, roller og ansvarsområder).
• Leder koordinering og opfølgning af transaktioner for en partner på tværs af centre.
• Udarbejder omkostningsestimater for lagerartikler med fokus på komplekse projekter og initiativer, herunder fragttilbud i samarbejde med forretningsenheder og forsendelsesafdelingen. Udarbejder salgsordrer for lagerartikler og overvåger og følger op på fremskridt for salgsordrer for at sikre, at forpligtelser indgået ved udarbejdelse af omkostningsestimater overholdes. Sikrer, at salgsordrernes budgetmæssige begrænsninger respekteres.
• Fremskynder indkøbsordrer og leverancer for at sikre rettidig levering. Fremsender al relevant information til partneren for at lette levering og toldbehandling af forsendelser.
• Udvikler, udarbejder og leverer komplekse, rettidige og regelmæssige status-/overvågningsrapporter til partnere og andre UNICEF-kontorer, hvilket sikrer klarhed og fremdrift.
• Afslutter transaktionsfiler og sikrer tilstrækkelighed og fuldstændighed af information i overensstemmelse med retningslinjer.
• Sikrer god kommunikation og støtte til partnere gennem hele indkøbsprocessen.
• Giver aktivt input til diskussioner og analyser om operationelle forbedringer inden for indkøbstjenester, der bidrager til den normative enhed.
• Andre opgaver efter behov.

For at kvalificere dig som fortaler for hvert barn skal du have...

• Minimumskrav
• Uddannelse: Gymnasial eksamen/A-niveauer og tekniske kurser på universitetsniveau inden for virksomhedsadministration eller et beslægtet område.
• Arbejdserfaring: 6 års relevant arbejdserfaring inden for indkøbsoperationer, projektledelse, partnerrelationsstyring, transaktionsstyring.
• Færdigheder: SAP, Microsoft Office, projektledelse, indkøb, analytiske færdigheder, kundeservice.
• Sprogkrav: Engelsk – flydende/behersker.
• Ønskelige kvalifikationer
• Sprog: Kendskab til et andet officielt FN-sprog (arabisk, kinesisk, fransk, russisk eller spansk) eller et lokalt sprog.
• Erfaring fra udviklingslande, erfaring med FN-systemet, mødresundhed, neonatal sundhed, humanitær beredskab.
• Relevant erfaring på landeniveau, især i udvikling, skrøbelige omgivelser og humanitære kontekster.

UNICEF's kerneværdier for omsorg, respekt, integritet, tillid, ansvarlighed og bæredygtighed (CRITAS) danner grundlaget for alt, hvad der gøres, og hvordan det gøres.

UNICEF's kompetencer, der kræves til denne stilling, er...

• Bygger og vedligeholder partnerskaber.
• Demonstrerer selvbevidsthed og etisk bevidsthed.
• Drives af at opnå resultater for impact.
• Innoverer og omfavner forandring.
• Håndterer tvetydighed og kompleksitet.
• Tænker og handler strategisk.
• Arbejder kollaborativt med andre.

UNICEF fremmer og advokerer for beskyttelsen af hvert barns rettigheder, overalt, i alt, hvad UNICEF Danmark gør, og har mandat til at støtte realiseringen af hvert barns rettigheder, herunder de mest udsatte, og den globale arbejdsstyrke skal afspejle mangfoldigheden af disse børn.

UNICEF-familien er forpligtet til at inkludere alle, uanset race/etnicitet, handicap, kønsidentitet, seksuel orientering, religion, nationalitet, socioøkonomisk baggrund, mindretal eller enhver anden status.

UNICEF opfordrer alle kvalificerede kandidater til at søge, uanset køn, nationalitet, religiøs eller etnisk baggrund samt personer med handicap, herunder neurodivergens. UNICEF Danmark tilbyder et bredt udvalg af fordele til sine medarbejdere, herunder betalt forældreorlov, ammepauser og rimelig indkvartering for personer med handicap. UNICEF yder rimelig indkvartering gennem hele rekrutteringsprocessen.

Hvis du har brug for særlig indkvartering, bedes du kontakte den relevante afdeling hos UNICEF Danmark. Hvis du bliver shortlistet, bedes du kontakte rekrutteringsansvarlig direkte for at dele yderligere detaljer, så de nødvendige arrangementer kan træffes på forhånd.

UNICEF ansætter ikke kandidater, der er gift med børn (personer under 18 år). UNICEF har en nultolerancepolitik over for adfærd, der er uforenelig med FN's og UNICEF's mål og formål, herunder seksuel udnyttelse og misbrug, seksuel chikane, magtmisbrug og diskrimination baseret på køn, nationalitet, alder, race, seksuel orientering, religiøs eller etnisk baggrund eller handicap.

UNICEF er forpligtet til at fremme beskyttelsen og sikkerheden af alle børn. Alle udvalgte kandidater vil derfor gennemgå strenge reference- og baggrundstjek og forventes at overholde disse standarder og principper.

Baggrundstjek vil omfatte verifikation af akademiske kvalifikationer og ansættelseshistorik. Udvalgte kandidater kan blive anmodet om at give yderligere information for at udføre et baggrundstjek, og udvalgte kandidater med handicap kan blive anmodet om at indsende dokumentation vedrørende deres handicap fortroligt.

Ansættelser hos UNICEF er betinget af medicinsk godkendelse. Udstedelse af visum fra værtslandet for tjenestestedet er påkrævet for IP-stillinger og vil blive faciliteret af UNICEF.

Ansættelser kan også være underlagt vaccinationskrav, herunder mod SARS-CoV-2 (Covid). Hvis du udvælges til en stilling hos UNICEF, skal du enten vaccineres som påkrævet eller modtage en medicinsk fritagelse fra den relevante afdeling i FN. Ellers vil udvælgelsen blive annulleret.

Bemærkninger

I henhold til artikel 101, stk. 3, i De Forenede Nationers pagt er det afgørende hensyn ved ansættelse af personale nødvendigheden af at sikre de højeste standarder for effektivitet, kompetence og integritet.

UNICEF er forpligtet til at fremme en inkluderende, repræsentativ og imødekommende arbejdsstyrke. Til denne stilling opfordres kvalificerede og egnede kandidater til at søge.

Statsansatte, der overvejes til ansættelse hos UNICEF, skal normalt fratræde deres statslige stillinger, før de påbegynder en ansættelse hos UNICEF. UNICEF forbeholder sig retten til at trække et ansættelsestilbud tilbage uden kompensation, hvis visum eller medicinsk godkendelse ikke opnås, eller nødvendige vaccinationskrav ikke opfyldes inden for en rimelig frist af en eller anden grund.

UNICEF opkræver ikke et behandlingsgebyr på noget tidspunkt i sine rekrutterings-, udvælgelses- og ansættelsesprocesser (dvs. ansøgningsfase, interviewfase, valideringsfase eller ansættelse og uddannelse). UNICEF vil ikke bede om ansøgeres bankkontooplysninger.

Humanitær handling er en tværgående prioritet inden for UNICEF's strategiske plan. UNICEF er forpligtet til at blive og levere i humanitære kontekster. Derfor kan alt personale, på alle niveauer og på tværs af alle funktionsområder, blive kaldt til at blive udsendt for at støtte humanitære indsatser, hvilket bidrager til både at styrke samfundenes modstandsdygtighed og nationale myndigheders kapacitet.

Visum- og opholdskrav: UNICEF faciliterer ikke udstedelse af visum og arbejdstilladelse for kandidater, der overvejes til stillinger i national officer- og general service-kategorien.

Alle UNICEF-stillinger annonceres, og kun kandidater på shortlisten vil blive kontaktet og gå videre til næste trin i udvælgelsesprocessen.