Kontor/Enhed/Projektbeskrivelse
Kontoret for Indkøb (OP) under Bureauet for Forvaltningstjenester i FN's Udviklingsprogram er ansvarligt for udvikling af indkøbspolitik, virksomhedens indkøbstjenester, rådgivende indkøbstjenester og strategiske indkøbstjenester til landekontorer og centrale bureauer. Derudover yder OP støtte til kapacitetsopbygning af FN's Udviklingsprograms globale indkøbsfunktion. OP understøtter FN's Udviklingsprograms programlevering i overensstemmelse med FN's Udviklingsprograms gældende strategiske ramme, indkøbspolitikker, ansvarlighedsramme og risikostyringskrav, samtidig med at god praksis inden for offentligt og bæredygtigt indkøb fremmes.
OP er et globalt team med personale baseret i New York, København og Cyberjaya, suppleret af regionale indkøbsspecialister placeret i bureauets knudepunkter.
FN's Udviklingsprogram samarbejder med Den Globale Fond for at støtte lande i at styrke institutioner til at levere sundhedsydelser i kampen mod HIV/AIDS, TB og malaria, og bidrager til Verdensmålene for Bæredygtig Udvikling relateret til universel sundhedsdækning og adgang til sikre, effektive, kvalitetsmæssige og overkommelige sundhedsprodukter. En sådan støtte omfatter indkøb og forvaltning af sundhedsprodukter.
For at styrke partnerskabet med Den Globale Fond og FN's Udviklingsprograms tilbud om sundhedsindkøbstjenester til landekontorerne, samarbejdede Bureauet for Forvaltningstjenester og Bureauet for Politik- og Programstøtte om at etablere Global Health Supply Centre (GHSC). Udover sundhedsindkøb leverer GHSC kvalitetssikring og sundhedsproduktforvaltningstjenester til FN's Udviklingsprogram og dets partnere. GHSC's formål er at strømline sundhedsindkøbsprocesser, forbedre reaktionsevnen over for landekontorer og støtte rettidig levering af kvalitetssikrede sundhedsprodukter til partnerregeringer og interessenter.
Sundhedsindkøbsteamet (HPT) under Kontoret for Indkøb er en af de tre søjler i GHSC. Det understøtter Globalt Fond-finansierede og andre sundhedsprogrammer ved at lette uafbrudt og rettidig levering af kvalitetssikrede sundhedsprodukter, mindske risici ved sundhedsindkøb, fremme partnerskaber med andre agenturer, etablere og vedligeholde rammeaftaler med producenter og kvalificerede indkøbsagenturer samt at forfølge den bedste værdi for pengene, herunder besparelser og volumenrabatter.
Arbejdsomfang
Under vejledning og supervision af indkøbsanalytikeren understøtter indkøbsmedarbejderen udførelsen af gennemsigtige og effektive indkøbstjenester i overensstemmelse med kundens forventninger. Indkøbsmedarbejderen fremmer en klientfokuseret, kvalitets- og resultatorienteret tilgang i enheden.
Indkøbsmedarbejderen arbejder tæt sammen med GHSC-kolleger for at følge op på indkøbs- og logistikspørgsmål, løse rutinemæssige operationelle forhold og eskalere komplekse, usædvanlige eller politikrelaterede forhold til indkøbsanalytikeren eller andet autoriseret personale. Den ansatte samarbejder også med drifts- og programpersonale i FN's Udviklingsprograms landekontorer og hovedkontorets forretningsenheder.
Rollen understøtter også indkøbs-logistikkoordination, især i forbindelse med forsendelsesopfølgning, dokumentationsflow og landekontorstøtte efter udstedelse af indkøbsordrer.
Aktivt understøtter implementering af operationelle strategier med fokus på følgende resultater:
- Indkøbsaktiviteter udføres i overensstemmelse med gældende FN/FN's Udviklingsprograms regler, bestemmelser, politikker og strategier, med behørig overholdelse af etablerede interne kontroller.
- Bidrager til forretningsproceskortlægning inden for indkøb og logistik og til udarbejdelse eller opdatering af interne standarddriftsprocedurer i samråd med vejleder og kontorledelse.
Koordinerer og understøtter organiseringen af indkøbsprocesser på vegne af og i samarbejde med FN's Udviklingsprograms landekontorer, med fokus på følgende resultater:
- Assisterer landekontorer med udarbejdelse af indkøbsplaner.
- Organiserer og understøtter indkøbsprocesser, herunder forberedelse og udstedelse af RFQ'er, ITB'er og RFP'er; modtagelse og administrativ håndtering af tilbud, bud og forslag; facilitering af evalueringsprocesser; udarbejdelse af evalueringsdokumentation og referater; samt støtte til kontraktpræcisering eller forhandlingsprocesser, som autoriseret og i overensstemmelse med FN's Udviklingsprograms politikker og procedurer.
- Liaison med indkøbere, kvalitetssikringsteamet og leverandører for at indsamle tekniske filer, koordinere præciseringer og gennemføre nødvendige systemopdateringer.
- Udarbejder indkøbsordrer og kontrakter i og uden for Quantum, herunder gentagne indkøbsordrer for tjenester, og støtter oprettelse og vedligeholdelse af leverandører i Quantum i overensstemmelse med tildelte adgangsrettigheder og etablerede procedurer.
- Anvender etablerede interne kontroller til at støtte nøjagtig udarbejdelse og afsendelse af indkøbsordrer og træffer rettidige korrigerende foranstaltninger ved budgetkontrolfejl og andre transaktionelle problemer i samråd med landekontorer og vejlederen.
- Udarbejder indkøbsrapporter og vedligeholder relevante sporingssystemer og registre.
- Understøtter udarbejdelse og fuldstændighed af gennemgang af indsendelser til relevante indkøbsvurderingsudvalg, hvor det er relevant, under vejledning af autoriseret indkøbspersonale.
- Understøtter overgangen af udpegede operationelle indkøbsaktiviteter ved at dokumentere arbejdsgange, vedligeholde sporingssystemer og referencematerialer, organisere registre, støtte brugertestning hvor det er relevant, og følge op på aftalte overgangshandlinger under vejledning af vejlederen.
Understøtter organiseringen af logistiktjenester med fokus på følgende resultater:
- Understøtter organiseringen af fragttjenester, herunder udarbejdelse af forsendelsesinformation, indsamling af tilbud fra speditører, leveringssporing med landekontorer og koordinering af destinationslagerordninger hvor det er relevant, samtidig med at det sikres, at beslutninger og forpligtelser træffes af behørigt autoriseret personale.
- Understøtter post-PO forsendelseskoordination med leverandører, speditører og landekontorer.
- Assisterer med forsendelsessporing, leveringsopfølgning, løsning af rutinemæssige operationelle problemer og eskalering af komplekse eller usædvanlige forhold.
- Understøtter koordinering af forsendelsesdokumentation og gældende Green Light- eller forsendelsesgodkendelsesprocesser.
Bidrager til videndeling om indkøbstjenester for sundhedsvarer til FN's Udviklingsprograms landekontorer, med fokus på følgende resultater:
- Understøtter konsekvent anvendelse af kvalitetssikring og andre relevante FN's Udviklingsprograms politikker og procedurer i tæt samarbejde med kvalitetssikringsteamet og andre GHSC-teams.
- Assisterer med udarbejdelse og vedligeholdelse af praktiske redskaber til sundhedsindkøb, vejledningsmaterialer, procesnoter og referenceressourcer.
- Assisterer planlægning, koordinering og levering af webinars, træningsbegivenheder og læringssessioner for at styrke indkøbsviden og -kapacitet.
Den ansatte udfører andre opgaver inden for sin funktionelle profil, som anses for nødvendige for kontorets og organisationens effektive funktion.
Organisatorisk Placering
Overordnet: Indkøbsanalytiker.
Forventet demonstration af kompetencer
Kernekompetencer
Opnå resultater: NIVEAU 1: Planlægger og overvåger eget arbejde, er opmærksom på detaljer, leverer kvalitetsarbejde inden deadline.
Tænk innovativt: NIVEAU 1: Åben for kreative ideer/kendte risici, er pragmatisk problemløser, foretager forbedringer.
Lær kontinuerligt: NIVEAU 1: Åben og nysgerrig, deler viden, lærer af fejl, beder om feedback.
Tilpas dig agilt: NIVEAU 1: Tilpasser sig forandringer, håndterer konstruktivt tvetydighed/usikkerhed, er fleksibel.
Handl beslutsomt: NIVEAU 1: Viser initiativ og motivation, i stand til at levere roligt i modgang, selvsikker.
Engager og samarbejd: NIVEAU 1: Demonstrerer medfølelse/forståelse over for andre, danner positive relationer.
Fremme mangfoldighed og inklusion: NIVEAU 1: Værdsætter/respekterer forskelle, er opmærksom på ubevidst bias, konfronterer diskrimination.
Tværfaglige og Tekniske kompetencer
Tematisk område: Indkøb.
Navn: Indhentning af varer og tjenester.
- Evne til at finde, evaluere og engagere leverandører af varer og tjenester.
Tematisk område: Indkøb.
Navn: Finansiel analyse.
- Viden om evaluering af virksomheder, projekter, budgetter og andre finansrelaterede transaktioner for at bestemme deres ydeevne og egnethed.
Tematisk område: Indkøb.
Navn: Indkøbsstyring.
- Evnen til at anskaffe varer, tjenester eller arbejder fra en ekstern kilde.
Tematisk område: Indkøb.
Navn: Stakeholder Management.
- Evne til at arbejde med ufuldstændig information og afbalancere modstridende interesser for at skabe værdi for alle interessenter.
Tematisk område: Forretningsledelse.
Navn: Kundetilfredshed/Klienthåndtering.
- Evne til at reagere rettidigt og passende med en følelse af presserende behov, levere konsekvente løsninger og levere rettidige og kvalitetsmæssige resultater og/eller løsninger for at opfylde og forstå de reelle kundebehov.
- Levere input til udvikling af kundeservicestrategi.
- Søge måder at tilføje værdi ud over klienters umiddelbare anmodninger.
- Evne til at foregribe klientens kommende behov og bekymringer.
Tematisk område: Forretningsledelse.
Navn: Risikostyring.
- Evne til at identificere og organisere handlinger omkring at mindske og proaktivt håndtere risici.
Tematisk område: Forretningsledelse.
Navn: Kommunikation.
- Evne til at kommunikere klart, præcist og entydigt gennem skriftlig og mundtlig kommunikation. Samt at tilpasse budskaber og kommunikationsmetoder til publikum.
Krævet uddannelse, erfaring, færdigheder og kompetencer
Minimumskrav til uddannelse
- Sekundær uddannelse er påkrævet. ELLER
- En universitetsgrad (bachelorgrad) inden for Business Administration, Public Administration, Supply Chain Management, Procurement, Finance, Economics, Logistics eller et andet relevant beslægtet felt vil blive taget i betragtning, men er ikke et krav.
- CIPS niveau 2 er yderst ønskeligt for denne stilling. Kandidater, der har dette niveau på ansøgningstidspunktet, vil have en klar fordel. Hvis den ønskede certificering ikke er tilgængelig på ansættelsestidspunktet, skal den opnås inden for et år efter ansættelsen. Kandidater med en CIPS-certificering på et lavere niveau på ansøgningstidspunktet vil have en forholdsmæssig fordel.
Minimum antal års relevant erhvervserfaring
Minimum seks (6) års (med sekundær uddannelse) eller tre (3) års (med bachelorgrad) progressivt ansvarlig erfaring inden for indkøb, kontraktindgåelse, forsyningskæde, logistik eller et nært beslægtet operationelt område er påkrævet.
Krævede færdigheder
- Erfaring med at understøtte indkøb, kontraktindgåelse, forsyningskæde eller logistikprocesser er påkrævet.
- Erfaring med brug af digitale forretningssystemer, webbaserede administrationsplatforme eller ERP-understøttede arbejdsgange er påkrævet.
- Færdighed i standard kontorsoftware, herunder tekstbehandling og regneark, er påkrævet.
Ønskede færdigheder ud over de kompetencer, der er dækket i afsnittet om kompetencer
- Erfaring med sundhedsindkøb, herunder lægemidler, medicinsk udstyr, diagnostik, laboratorieprodukter eller andre sundhedsvarer, er yderst ønskelig.
- Erfaring med Den Globale Fonds indkøbspolitikker og -procedurer er en fordel.
- Erfaring med Oracle Cloud, Quantum, SAP, PeopleSoft eller et andet enterprise resource planning-system er ønskelig.
- Erfaring med at understøtte indkøb i en international organisation, offentlig institution eller lignende reguleret miljø er ønskelig.
- Erfaring med at arbejde med udviklingslandeprogrammer eller geografisk spredte klienter er ønskelig.
- Erfaring med international fragt, forsendelsesdokumentation eller leveringsopfølgning er ønskelig.
Professionelle certifikater
CIPS niveau 2 er et krav for denne stilling. Hvis certificering ikke er tilgængelig på ansættelsestidspunktet, skal den opnås inden for et år.
Krævet sprog/sprog:
- Færdighed i engelsk er påkrævet.
- Arbejdskendskab til et andet officielt FN-sprog er en fordel.
Lige muligheder
- Som en arbejdsgiver for lige muligheder værdsætter FN's Udviklingsprogram mangfoldighed som et udtryk for de mange nationer og kulturer, hvor United Nations Development Programme opererer, og som sådan opfordrer United Nations Development Programme kvalificerede ansøgere fra alle baggrunde til at søge stillinger i organisationen. United Nations Development Programmes ansættelsesbeslutninger er baseret på meritter og egnethed til rollen, uden diskrimination.
- FN's Udviklingsprogram er også forpligtet til at skabe en inkluderende arbejdsplads, hvor alt personale er bemyndiget til at bidrage til United Nations Development Programmes mission, bliver værdsat, kan trives og drage fordel af karrieremuligheder, der er åbne for alle.
Seksuel chikane, udnyttelse og misbrug af autoritet
- FN's Udviklingsprogram tolererer ikke chikane, seksuel chikane, udnyttelse, diskrimination og misbrug af autoritet. Alle udvalgte kandidater gennemgår derfor relevante kontrolprocedurer og forventes at overholde de respektive standarder og principper.
Ret til at vælge flere kandidater
- FN's Udviklingsprogram forbeholder sig retten til at vælge en eller flere kandidater fra denne stillingsannonce. United Nations Development Programme kan også beholde ansøgninger og overveje kandidater, der søger denne stilling, til andre lignende stillinger inden for FN's Udviklingsprogram på samme lønniveau og med lignende stillingsbeskrivelse, erfaring og uddannelseskrav.
