Bemærk venligst det passende "Tier", som er angivet i stillingstitlen, og sørg for, at du har den gældende kontrakt som defineret nedenfor:
- Tier 0: UNDP/UNCDF/UNV IP-medarbejdere med faste (PA) og tidsbegrænsede (FTA) ansættelser, hvis stillinger vil blive nedlagt, eller hvis kontrakter vil blive opsagt eller ikke fornyet i 2026.
- Tier 1: UNDP/UNCDF/UNV-medarbejdere med faste (PA) og tidsbegrænsede (FTA) ansættelser (defineret som “interne” kandidater).
- Tier 2: UNDP/UNCDF/UNV-medarbejdere med midlertidige ansættelser (TA) og personale på almindelige PSA-kontrakter.
- Tier 3: Alle andre kontrakt typer fra UNDP/UNCDF/UNV og andre agenturer samt andre eksterne kandidater.
Kontor-/Enheds-/Projektbeskrivelse
Kontoret for Indkøb (OP) under UNDP's Bureau for Management Services er ansvarlig for udvikling af indkøbspolitik, virksomhedens indkøbstjenester, rådgivende indkøbstjenester og strategiske indkøbstjenester til landekontorer og centrale bureauer. Derudover yder OP kapacitetsopbygningsstøtte til UNDP's globale indkøbsfunktion.
OP understøtter UNDP's programlevering i overensstemmelse med UNDP's gældende strategiske ramme, indkøbspolitikker, ansvarsramme og krav til risikostyring, samtidig med at gode praksisser inden for offentlige og bæredygtige indkøb fremmes. OP er et globalt team med personale baseret i New York, København og Cyberjaya, suppleret af regionale indkøbsspecialister placeret i bureauets knudepunkter.
UNDP samarbejder med Den Globale Fond for at støtte lande i at styrke institutioner til at levere sundhedstjenester i kampen mod HIV/AIDS, tuberkulose og malaria, hvilket bidrager til Verdensmålene for Bæredygtig Udvikling vedrørende universel sundhedsdækning og adgang til sikre, effektive, kvalitetsmæssige og overkommelige sundhedsprodukter. Denne støtte inkluderer indkøb og styring af sundhedsprodukter.
For at styrke partnerskabet med Den Globale Fond og UNDP's udbud af sundhedsindkøbstjenester til landekontorer samarbejdede Bureau for Management Services og Bureau for Policy and Programme Support om at etablere Global Health Supply Centre (GHSC). Udover sundhedsindkøb leverer GHSC Quality Assurance og Health Product Management-tjenester til UNDP og organisationens partnere. GHSC er tiltænkt at strømline sundhedsindkøbsprocesser, forbedre lydhørheden over for landekontorer og støtte rettidig levering af kvalitetssikrede sundhedsprodukter til partnerregeringer og interessenter.
Sundhedsindkøbsteamet (HPT) under Kontoret for Indkøb er en af GHSC's tre søjler. Teamet understøtter Global Fond-finansierede og andre sundhedsprogrammer ved at facilitere uafbrudt og rettidig levering af kvalitetssikrede sundhedsprodukter, mindske risici ved sundhedsindkøb, fremme partnerskaber med andre agenturer, etablere og vedligeholde rammeaftaler med producenter og kvalificerede indkøbsagenturer og efterstræbe den bedste værdi for pengene, herunder besparelser og mængderabatter.
Arbejdsomfang
Under vejledning og supervision af indkøbsanalytikeren understøtter Procurement Associate udførelsen af transparente og effektive indkøbstjenester i overensstemmelse med kundens forventninger. Procurement Associate fremmer en klientfokuseret, kvalitets- og resultat orienteret tilgang i enheden.
Procurement Associate arbejder tæt sammen med GHSC-kolleger for at følge op på indkøbs- og logistikspørgsmål, løse rutinemæssige operationelle anliggender og eskalere komplekse, usædvanlige eller politikrelaterede spørgsmål til indkøbsanalytikeren eller andet autoriseret personale. Stillingens indehaver samarbejder også med drifts- og programpersonale på UNDP's landekontorer og HQ-forretningsenheder.
Rollen understøtter også koordination af indkøbslogistik, især i forbindelse med forsendelsesopfølgning, dokumentationsflow og støtte til landekontorer efter udstedelse af indkøbsordrer (PO).
Understøtter aktivt implementering af operationelle strategier med fokus på følgende resultater:
- Indkøbsaktiviteter udføres i overensstemmelse med gældende FN/UNDP-regler, -bestemmelser, -politikker og -strategier, med behørig overholdelse af etablerede interne kontroller.
- Bidrager til kortlægning af forretningsprocesser inden for indkøb og logistik samt til udarbejdelse eller opdatering af interne standardprocedurer i samråd med vejlederen og kontorledelsen.
Koordinerer og understøtter organiseringen af indkøbsprocesser på vegne af og i samarbejde med UNDP's landekontorer med fokus på følgende resultater:
- Bistår landekontorer med at udarbejde indkøbsplaner.
- Organiserer og understøtter indkøbsprocesser, herunder udarbejdelse og udsendelse af anmodninger om tilbud (RFQ'er), invitationer til bud (ITB'er) og anmodninger om forslag (RFP'er); modtagelse og administrativ håndtering af tilbud, bud og forslag; facilitering af evalueringsprocesser; udarbejdelse af evalueringsdokumentation og referater; og støtte til kontrakt afklarings- eller forhandlingsprocesser, som autoriseret og i overensstemmelse med UNDP's politikker og procedurer.
- Samarbejder med købere, kvalitetssikringsteamet og leverandører for at indsamle tekniske filer, koordinere afklaringer og fuldføre nødvendige systemopdateringer.
- Udarbejder indkøbsordrer og kontrakter i og uden for Quantum, herunder gentagne indkøbsordrer for tjenester, og understøtter oprettelse og vedligeholdelse af leverandører i Quantum i overensstemmelse med tildelte adgangsrettigheder og etablerede procedurer.
- Anvender etablerede interne kontroller for at understøtte den nøjagtige udarbejdelse og afsendelse af indkøbsordrer og træffer rettidig korrigerende handling ved budgetkontrolfejl og andre transaktionelle problemer i samråd med landekontorer og vejlederen.
- Udarbejder indkøbsrapporter og vedligeholder relevante trackere og optegnelser.
- Understøtter udarbejdelse og fuldstændighed af gennemgang af indsendelser til relevante indkøbsgennemgangsudvalg, hvor det er relevant, under vejledning af autoriseret indkøbspersonale.
- Understøtter overgangen af udpegede operationelle indkøbsaktiviteter ved at dokumentere arbejdsgange, vedligeholde trackere og referencematerialer, organisere optegnelser, understøtte brugertestning hvor det er relevant, og følge op på aftalte overgangsforanstaltninger under vejledning af vejlederen.
Understøtter organiseringen af logistiktjenester med fokus på følgende resultater:
- Understøtter organiseringen af speditionsydelser, herunder udarbejdelse af forsendelsesinformation, indsamling af tilbud fra speditører, sporing af leverancer med landekontorer og koordination af destinationslagerarrangementer, hvor det er relevant, samtidig med at det sikres, at beslutninger og forpligtelser træffes af behørigt autoriseret personale.
- Understøtter forsendelseskoordination efter indkøbsordrer med leverandører, speditører og landekontorer.
- Bistår med forsendelsessporing, leveringsopfølgning, løsning af rutinemæssige operationelle problemer og eskalering af komplekse eller usædvanlige sager.
- Understøtter koordination af forsendelsesdokumentation og gældende "Green Light" eller toldklareringsprocesser.
Bidrager til vidensdeling om indkøbstjenester for sundhedsvarer til UNDP's landekontorer med fokus på følgende resultater:
- Understøtter konsekvent anvendelse af kvalitetssikring og andre relevante UNDP-politikker og -procedurer i tæt samarbejde med kvalitetssikringsteamet og andre GHSC-teams.
- Bistår med at udarbejde og vedligeholde praktiske værktøjer for sundhedsindkøb, vejledende materialer, procesnoter og referenceressourcer.
- Bistår med planlægning, koordination og levering af webinarer, træningsarrangementer og læringssessioner for at styrke indkøbsviden og -kapacitet.
Stillingens indehaver udfører andre opgaver inden for sin funktionelle profil, som anses for nødvendige for kontorets og organisationens effektive drift.
Organisatorisk Placering
Vejleder: Indkøbsanalytiker
Forventet demonstration af kompetencer
Kernekompetencer
Opnå resultater: NIVEAU 1: Planlægger og overvåger eget arbejde, er opmærksom på detaljer, leverer kvalitetsarbejde til tiden.
Tænk innovativt: NIVEAU 1: Åben for kreative ideer/kendte risici, er en pragmatisk problemløser, laver forbedringer.
Lær kontinuerligt: NIVEAU 1: Åben og nysgerrig, deler viden, lærer af fejl, beder om feedback.
Tilpas med smidighed: NIVEAU 1: Tilpasser sig forandringer, håndterer konstruktivt tvetydighed/usikkerhed, er fleksibel.
Handle med beslutsomhed: NIVEAU 1: Viser drivkraft og motivation, er i stand til at levere roligt i modgang, selvsikker.
Engager og partner: NIVEAU 1: Demonstrerer medfølelse/forståelse over for andre, danner positive relationer.
Fremme mangfoldighed og inklusion: NIVEAU 1: Værdsætter/respekterer forskelle, bevidst om ubevidst bias, konfronterer diskrimination.
Tværfunktionelle og tekniske kompetencer
Temaområde
Navn
Definition
Indkøb
Sourcing
- Evne til at finde, evaluere og engagere leverandører af varer og tjenester.
Indkøb
Finansiel analyse
- Viden om at evaluere virksomheder, projekter, budgetter og andre finansrelaterede transaktioner for at bestemme deres ydeevne og egnethed.
Indkøb
Indkøbsstyring
- Evnen til at anskaffe varer, tjenester eller arbejder fra en ekstern kilde.
Indkøb
Interessentstyring
- Evne til at arbejde med ufuldstændig information og balancere konkurrerende interesser for at skabe værdi for alle interessenter.
Forretningsstyring
Kundetilfredshed/klientstyring
- Evne til at reagere rettidigt og passende med en følelse af presserende karakter, levere konsistente løsninger og levere rettidige og kvalitetsmæssige resultater og/eller løsninger for at opfylde og forstå de reelle kunders behov.
- Bidrage med input til udvikling af kundeservicestrategi.
- Søge måder at tilføje værdi ud over klienters umiddelbare anmodninger.
- Evne til at forudse klientens kommende behov og bekymringer.
Forretningsstyring
Risikostyring
- Evne til at identificere og organisere handling omkring at mindske og proaktivt styre risici.
Forretningsstyring
Kommunikation
- Evne til at kommunikere klart, præcist og utvetydigt gennem skriftlig og mundtlig kommunikation og til at tilpasse budskaber og kommunikationsmetoder til publikum.
Nødvendig uddannelse, erfaring, færdigheder og kompetencer
Minimumskrav til uddannelse
- Sekundær uddannelse er påkrævet. ELLER
- En universitetsgrad (bachelorgrad) inden for erhvervsøkonomi, offentlig administration, forsyningskædestyring, indkøb, finans, økonomi, logistik eller et andet relevant beslægtet felt vil blive taget i betragtning, men er ikke et krav.
- CIPS niveau 2 er meget ønskeligt for denne stilling, og kandidater, der besidder dette niveau på ansøgningstidspunktet, vil have en klar fordel. Hvis den ønskede certificering ikke er tilgængelig på ansættelsestidspunktet, skal den opnås inden for et år efter ansættelsen. Kandidater, der besidder en CIPS-certificering på et hvilket som helst lavere niveau på ansøgningstidspunktet, vil have en forholdsmæssig fordel.
Minimum års relevant erhvervserfaring
Minimum seks (6) års (med sekundær uddannelse) eller tre (3) års (med en bachelorgrad) gradvist stigende ansvarlig erfaring inden for indkøb, kontraktindgåelse, forsyningskæde, logistik eller et nært beslægtet operationelt område er påkrævet.
Nødvendige færdigheder
- Erfaring med at understøtte indkøbs-, kontrakt-, forsyningskæde- eller logistikprocesser er påkrævet.
- Erfaring med brug af digitale forretningssystemer, webbaserede administrationsplatforme eller ERP-understøttede arbejdsgange er påkrævet.
- Færdigheder i standard kontorsoftware, herunder tekstbehandling og regneark, er påkrævet.
Ønskede færdigheder ud over de kompetencer, der er dækket i kompetenceafsnittet
- Erfaring med sundhedsindkøb, herunder farmaceutiske produkter, medicinsk udstyr, diagnostik, laboratorieprodukter eller andre sundhedsvarer, er meget ønskeligt.
- Erfaring med Den Globale Fonds indkøbspolitikker og -procedurer er en fordel.
- Erfaring med Oracle Cloud, Quantum, SAP, PeopleSoft eller et andet ERP-system (enterprise resource planning) er ønskeligt.
- Erfaring med at understøtte indkøb i en international organisation, offentlig institution eller et lignende reguleret miljø er ønskeligt.
- Erfaring med at arbejde med udviklingslandeprogrammer eller geografisk spredte klienter er ønskeligt.
- Erfaring med international fragt, forsendelsesdokumentation eller leveringsopfølgning er ønskeligt.
Professionelle certifikater
CIPS niveau 2 er et krav til denne stilling. Hvis certificeringen ikke er tilgængelig på ansættelsestidspunktet, skal den opnås inden for et år.
Nødvendige sprog:
- Flydende engelsk er påkrævet.
- Arbejdskendskab til et andet officielt FN-sprog er en fordel.
Lige muligheder
- Som en arbejdsgiver med lige muligheder værdsætter United Nations Development Programme mangfoldighed som et udtryk for de mange nationer og kulturer, hvor United Nations Development Programme opererer, og som sådan opfordrer United Nations Development Programme kvalificerede ansøgere fra alle baggrunde til at søge stillinger i organisationen. United Nations Development Programmes ansættelsesbeslutninger er baseret på fortjeneste og egnethed til rollen, uden diskrimination.
- United Nations Development Programme er også forpligtet til at skabe en inkluderende arbejdsplads, hvor alt personale er bemyndiget til at bidrage til United Nations Development Programmes mission, værdsættes, kan trives og drage fordel af karrieremuligheder, der er åbne for alle.
Seksuel chikane, udnyttelse og misbrug af autoritet
- United Nations Development Programme tolererer ikke chikane, seksuel chikane, udnyttelse, diskrimination og misbrug af autoritet. Alle udvalgte kandidater gennemgår derfor relevante checks og forventes at overholde de respektive standarder og principper.
Ret til at vælge flere kandidater
- United Nations Development Programme forbeholder sig retten til at vælge en eller flere kandidater fra denne stillingsannonce. United Nations Development Programme kan også opbevare ansøgninger og overveje kandidater, der søger denne stilling, til andre lignende stillinger inden for United Nations Development Programme på samme lønniveau og med lignende stillingsbeskrivelse, erfaring og uddannelseskrav.
Svindeladvarsel
- UNDP opkræver ikke gebyr på noget tidspunkt i ansættelsesprocessen. For yderligere information, se venligst www.undp.org/scam-alert.
