Som Personlig Assistent inden for Drug Product Manufacturing International Operations, People & Organisation (DPM IO P&O), vil stillingen sikre, at et globalt ledelsesteam forbliver organiseret, afstemt og fremadrettet. Den Personlige Assistent vil støtte Associate Vice Presidenten og koordinere ledelsesmøder, nøgleprocesser og planlægningscyklusser, der former organisationens arbejde. Ved at skabe klarhed omkring prioriteter, deadlines og handlinger hjælper stillingen kolleger med at fokusere på de beslutninger, der betyder noget, og bidrager til, at DPM IO P&O leverer fremskridt i et hurtigt tempo. Stillingen er primært placeret i Tåstrup, Danmark.
Hvad Novo søgerKandidaten forventes at være organiseret, resultatorienteret og proaktiv. Personen nyder at være den, der får tingene til at fungere på tværs af teams og tidszoner.
- En relevant kontor- eller administrationsuddannelse, en bachelorgrad eller en lignende baggrund.
- Minimum 3 års erfaring i en sammenlignelig administrativ, personlig assistent- eller koordinerende rolle.
- Stærk færdighed inden for virksomhedens administrative, HR- og finanssystemer.
- Fremragende skriftligt og mundtligt engelsk.
- Stærke evner inden for planlægning, prioritering og interessentstyring, med evnen til at håndtere flere deadlines og følge op på handlinger.
- En høj grad af omtanke og god dømmekraft ved håndtering af fortrolige anliggender.
- Grundlæggende projektledelseskompetencer og forretningsforståelse til at forudse behov og forbinde aktiviteter på tværs af P&O-dagsordenen.
- En proaktiv og samarbejdsorienteret tilgang samt evnen til at arbejde selvstændigt på tværs af organisationsniveauer.
- Stærk sans for detaljer kombineret med en forbedringsorienteret tankegang.
Erfaring fra et stort internationalt virksomhedsmiljø.
Hvad stillingen indebærerDen Personlige Assistent vil være koordinationspunktet for DPM IO P&O Ledelsesteamet og Associate Vice Presidenten. Vedkommende skal sikre, at møder, processer og planer kører gnidningsfrit fra start til opfølgning.
- Administrere og prioritere Associate Vice Presidentens kalender, rejser, udgifter og fortrolige anliggender, koordinere på tværs af flere globale lokationer og tidszoner.
- Planlægge og afvikle ledelsesteamets møder og offsites: udarbejde dagsordener, afstemme med præsentanter, kvalitetstjekke materialer, distribuere forhåndsmateriale, styre logistik og spore aftalte handlinger.
- Koordinere tilbagevendende P&O årshjulsaktiviteter, herunder talentprocesser, talentevalueringer og -programmer, ved at fastsætte tidslinjer, anmode om input og følge op, så arbejdet færdiggøres til tiden. Afhængigt af forretningsbehov og kandidatens evner kan vedkommende tage ansvar for definerede arbejdsstrømme eller en bredere del af programkoordineringen.
- Støtte P&O Performance Board fra planlægning til opfølgning, koordinere input og materialer samt sikre synlighed af beslutninger og handlinger.
- Drive forretningsplanlægning og administration, herunder budgetprocesser og månedlig opfølgning, sammen med ledelsesteamet og finanspartnere.
- Styrke kommunikation og informationsstyring gennem præsentationer, Teams- og SharePoint-strukturer, postkasser og distributionsgrupper. Varetage onboarding af nye medlemmer af P&O ledelsesteamet.
- Fortsat forbedre arbejdsmetoder for at forenkle processer og styrke eksekveringen.
Den Personlige Assistent vil referere til Associate Vice President, DPM IO P&O. Desuden vil der være samarbejde på tværs af både den globale P&O-organisation og den globale produktionsorganisation.
Til daglig er de nærmeste samarbejdspartnere Associate Vice Presidenten, DPM IO P&O Ledelsesteamet og projektlederen for globale projekter. Stillingen vil også arbejde med finanspartnere og P&O procesejere vedrørende budgetter og tilbagevendende processer. Der vil også være samarbejde med DPM IO Ledelsesteamets assistenter og det bredere P&O assistentnetværk om tværorganisatorisk koordinering. Der vil være kontakt med eksterne kandidater, leverandører og andre forretningskontakter i forbindelse med interviews, møder, events og rejser.
Rollen har et globalt omfang med koordinering på tværs af lokationer i 11 lande, på tværs af tidszoner og med forskellige kulturer. Den Personlige Assistent vil følge direkte op med interessenter vedrørende input, handlinger og deadlines. Stillingen vil desuden eskalere strategiske, indholdsmæssige, budgetmæssige og ledelsesmæssige beslutninger, hvor det er relevant.
Hvad Novo tilbyderNovo tilbyder et globalt miljø, hvor initiativ værdsættes og dømmekraft er betroet. Den Personlige Assistent vil have en høj grad af selvstændighed inden for sit område. Desuden vil der være rum til at foreslå bedre arbejdsmetoder og bruge digitale værktøjer til at forenkle teamets drift.
Stillingen vil opbygge et bredt overblik over P&O-dagsordenen ved at arbejde med talentprogrammer, planlægningscyklusser og ledelsesaktiviteter. Kandidaten vil desuden blive en del af et netværk af assistenter, der deler praksis på tværs af organisationen. Vedkommendes bidrag vil være synligt i teamets effektivitet.
Løn og fordele:Den årlige grundløn spænder fra 499.600,00 til 734.400,00 DKK, svarende til stillingens niveau. Placeringen inden for lønskalaen vil blive vurderet under rekrutteringsprocessen baseret på kandidatens færdigheder, kompetencer, viden og relevante erfaring.
En konkurrencedygtig personalepakke tilbydes. Denne inkluderer en pensionsordning (på nuværende tidspunkt 13 % arbejdsgiverbidrag og 5 % medarbejderbidrag) i overensstemmelse med den gældende Industriens Funktionæroverenskomst (IFO).
Personalepakken inkluderer også en fritvalgskonto på nuværende tidspunkt 10 % samt 4 % ferietillæg.
Ansøg nuEffekten begynder i dag. Hvis en kandidat er klar til at bringe klarhed og momentum til et globalt ledelsesteam, opfordres vedkommende til at søge stillingen som Personlig Assistent inden den 8. november. Novo gennemgår ansøgninger løbende, så interesserede opfordres til at søge hurtigst muligt.
Novo forpligter sig til en inkluderende rekrutteringsproces og lige muligheder for alle jobansøgere.
