Payroll Associate - [Open to Tier 0, 1 & 2 applicants], Copenhagen, Denmark

Trinvis tilgang

I tråd med forpligtelsen til at sikre kapacitet og støtte personale, der allerede er i United Nations Development Programme, annonceres et flertal af United Nations Development Programme's, UNCDF's og UNV's ledige stillinger ved hjælp af en trinvis ansøgningsproces, hvor:

• Trin 0: United Nations Development Programme, UNCDF og UNV IP-personale med permanente (PA) og tidsbegrænsede (FTA) ansættelser, hvis stillinger vil blive nedlagt, eller hvis kontrakter vil blive opsagt eller ikke fornyet i 2026.
• Trin 1: Andet United Nations Development Programme, UNCDF og UNV personale med permanente (PA) og tidsbegrænsede (FTA) ansættelser.
• Trin 2: United Nations Development Programme, UNCDF og UNV personale med midlertidige ansættelser (TA), personale på almindelige PSA-kontrakter og ekspert- og specialist-FN-frivillige.
• Trin 3 eller intet trin angivet: Alle andre kontrakttyper fra United Nations Development Programme, UNCDF og UNV samt andre agenturer og andre eksterne kandidater.

Bemærk venligst de(t) trin, der er angivet i stillingsbetegnelsen, hvis relevant, og sørg for, at du opfylder ansøgningsbetingelserne.

BAGGRUND

United Nations Development Programme, som en integreret del af United Nations Development Programme's mission om at bekæmpe fattigdom og forbedre menneskers liv verden over, er forpligtet til at være åben, gennemsigtig og ansvarlig. Som en del af denne forpligtelse etablerede United Nations Development Programme i 2015 et Globalt Fælles Servicecenter (GSSC) for at sikre optimal og konsekvent levering af operationelle tjenester inden for finans, HR, indkøb og administration til United Nations Development Programme's kontorer verden over. Centret skulle også levere træning til United Nations Development Programme's kontorer, hvor det var nødvendigt. Det Globale Fælles Servicecenter (GSSC) er en del af Bureau for Management Services (BMS).

Inden for HR-området støtter GSSC både personale og ledelse i United Nations Development Programme's kontorer og enheder. Centret dækker hele cyklussen af HR-tjenester, lige fra rekruttering, talentstyring, læring og udvikling, HR-politik og rådgivningstjenester til styring af ydelser og rettigheder samt løn- og banktransaktioner.

Under vejledning og direkte supervision af lønanalytikeren leverer den regionale lønmedarbejder løntjenester, der sikrer høj kvalitet, nøjagtighed og konsistens i arbejdet. Den regionale lønmedarbejder fremmer en klientorienteret tilgang i overensstemmelse med United Nations Development Programme's regler og bestemmelser.

Den regionale lønmedarbejder (RPA) arbejder i tæt samarbejde med ITM, agenturets kontaktpersoner i hovedkvarteret og landekontorerne samt UNV's lønmedarbejder. Dette samarbejde strækker sig også til lønfinansenheden og de internationale professionelle forvaltningsenheder inden for henholdsvis OFRM og GPS/GSSC. Desuden samarbejder RPA med HR-administratorer inden for lokale BES- og PSA-administrationsteams. United Nations Development Programme samarbejder også med de globale lønadministratorer i det lokale lønteam i GSSC og de lokale kontaktpersoner og finansielle kontaktpersoner på landekontorerne. HR-administratorer og globale lønadministratorer fra hovedkvarterets kontorer indgår også i udvekslingen af information for at sikre en konsekvent levering af tjenester.

OPGAVER OG ANSVARSOMRÅDER

Den regionale lønmedarbejder leverer løntjenester, der bidrager til den overordnede effektivitet i United Nations Development Programme's HR-ledelse. Medarbejderen bidrager også til succesfuld implementering af operationelle strategier og en vellykket onboarding af nye kunder og agenturer. Desuden sikres effektiv implementering af ændringsanmodninger fra kunderne. Nøjagtig analyse af lønoplysninger giver sikkerhed for, at løntransaktionerne er præcise og pålidelige.

United Nations Development Programme anvender en portefølje-tilgang for at imødekomme skiftende forretningsbehov og udnytte sammenhænge på tværs af interventioner for at nå United Nations Development Programme's strategiske mål. Derfor forventes United Nations Development Programme's personale at arbejde på tværs af enheder, funktioner, teams og projekter i tværfaglige teams for at forbedre og muliggøre horisontalt samarbejde.

Sikre rettidig administration af løn-, bank- og udbetalingstjenester til alt personale, hvis løn administreres i Quantum:

• Rådgive interne og eksterne klienter om ydelser og rettigheder, personaleregler og -bestemmelser samt HR-retningslinjer.
• Sikre rettidig administration af løn-, bank- og udbetalingstjenester til alt personale, hvis løn administreres i Quantum.
• Foretage tilsyn og overvågning af lønprocesser og -procedurer.
• Foretage tilsyn med løntransaktioner og kompensationskomponenter, såsom engangs- eller tilbagevendende indtægter og fradrag, manuel indtastning af tillæg og ydelser, hvor det er nødvendigt.
• Besvare forespørgsler og hjælpe med at løse problemer relateret til Global Løn og HR-data fra HR og globale lønadministratorer inden for GSSC og i hovedkvarteret.
• Foretage tilsyn med Quantum Global Payrolls bankopsætning, såsom kildebanker og medarbejderens destinationsbanker, for at opnå flydende betalinger.
• Foretage tilsyn og yde assistance vedrørende lønudbetalinger til medarbejdere.
• Sikre rettidig bogføring af udgifter i hovedbogen for United Nations Development Programme og partneragenturer.
• Yde support vedrørende HR- og finanspolitikker og -procedurer relateret til løn.
• Bidrage til videnbasen, især med agentur-/landekontorspecifikke detaljer, og analysere agentur-/landekontors ydeevne.
• Køre lønprocesser, f.eks. annullering, genberegning og færdiggørelse af løn.
• Assistere med behandling af aftalte fratrædelser, udvidet sygefravær og særlige uddannelsesstipendier efter behov.
• Yde support uden for normal arbejdstid og udføre andre relaterede opgaver efter behov.

Sikre vellykket gruppering af løntjenester til hovedkvarterets afdelinger:

• Samarbejde med hovedkvarterets afdelinger om de nye grupperede tjenester.
• Forblive som lønkontaktperson og kortlægge lønarbejdsprocesser og -procedurer, der krydser forskellige enheder, såsom GSSC BES og hovedkvarterets regionale afdelinger.
• Sikre, at test er fuldført, og adressere eventuelle mangler/spørgsmål, der opstår under projektfaserne.
• Onboarde og hjælpe hovedkvarterets afdelinger med den nye proces og arbejdsgang.
• Offboarde kunder, der ønsker at flytte ud af tjenesterne, og sikre, at aktiviteter håndteres hensigtsmæssigt under og efter overgangen.

Sikre verifikation og dataintegritet af nøjagtigheden af finansielle transaktioner, der bogføres i United Nations Development Programme's hovedbog, partneragenturernes hovedbog og en vellykket omkostningsberegning og fakturering for ikke-partneragenturer:

• Sikre, at globale lønudgifter er nøjagtigt afspejlet i hovedbogens afstemning.
• Vejlede agenturer og kontorer i opsætning af arbejdsplaner/personaleomkostninger vedrørende bogføring af lønudgifter for partner- og ikke-partneragenturer i overensstemmelse hermed.
• Rådgive om bank-til-bog-problemer vedrørende opsætning af kildebank.

Sikre facilitering af videnopbygning og videndeling med interne klienter og eksterne agenturer for at sikre en stabil lønadministration:

• Afholde workshops og træning for klienter om HR/løn-arbejdsprocesser og -procedurer.
• Træne og engagere nye agenturer og klienter, indtil systemet og processerne er stabiliseret.
• Organisere og afholde træning for CO- og HQ-personale om HR/løn.
• Syntese af lærte lektioner og bedste praksis inden for HR/løn.
• Solide bidrag til vidennetværk og praksisfællesskaber.

Den ansatte udfører andre opgaver inden for deres funktionelle profil, som anses for nødvendige for kontorets og United Nations Development Programme's effektive funktion.

Supervisions-/lederansvar:

Ikke relevant

KOMPETENCER

• Opnå resultater: NIVEAU 1: Planlægger og overvåger eget arbejde, er opmærksom på detaljer, leverer kvalitetsarbejde inden for tidsfristen.
• Tænke innovativt: NIVEAU 1: Åben for kreative idéer/kendte risici, er pragmatisk problemløser, foretager forbedringer.
• Lære kontinuerligt: NIVEAU 1: Åbensindet og nysgerrig, deler viden, lærer af fejl, beder om feedback.
• Tilpasse sig med smidighed: NIVEAU 1: Tilpasser sig forandringer, håndterer konstruktivt tvetydighed/usikkerhed, er fleksibel.
• Handle med beslutsomhed: NIVEAU 1: Viser initiativ og motivation, er i stand til at levere roligt i modgang, selvsikker.
• Engagere og samarbejde: NIVEAU 1: Demonstrerer medfølelse/forståelse over for andre, danner positive relationer.
• Muliggøre mangfoldighed og inklusion: NIVEAU 1: Værdsætter/respekterer forskelle, er bevidst om ubevidst bias, konfronterer diskrimination.

Personaleledelse

United Nations Development Programme's kompetencer inden for personaleledelse kan findes på den dedikerede side.

TVÆRFUNKTIONELLE OG TEKNISKE KOMPETENCER

Forretningsretning og strategi

• Forretningsforståelse: Evne til at forstå og håndtere en forretningssituation på en måde, der sandsynligvis fører til et godt resultat. Evne til at træffe gode vurderinger og hurtige beslutninger inden for sådanne rammer. Kendskab og forståelse af organisationens operationelle rammer.

Forretningsudvikling

• Videnudvikling: Evne til at undersøge information og omdanne den til brugbar viden, relevant for konteksten, eller som svar på et angivet behov. Evne til at anvende eksisterende koncepter på nye situationer og til at udvikle nye koncepter for at generere anvendelige løsninger og nye tilgange. Kendskab til relevante koncepter, konceptuelle modeller og teorier, der kan være nyttige i håndteringen af nye situationer.

Forretningsledelse

• Forandringsledelse: Initiere, designe og sikre succesfuld implementering af organisatorisk forandring; forberede og støtte individer og teams i implementering af forandringer.
• Digital bevidsthed og læsefærdighed: Evne til at overvåge nye og fremvoksende teknologier samt forstå deres anvendelse, potentiale, begrænsninger, indvirkning og merværdi. Evne til hurtigt og let at anvende nye teknologier i professionelle aktiviteter og til at give andre mulighed for at bruge dem efter behov. Kendskab til brugen af digitale teknologier og nye tendenser.
• Kundetilfredshed/Klientstyring: Evne til at reagere rettidigt og passende med en følelse af hast, levere konsistente løsninger og levere rettidige og kvalitetsmæssige resultater og/eller løsninger for at opfylde og forstå de reelle kundebehov. Evne til at forudse kundens kommende behov og bekymringer.

HR-Kompensation/aflønning

• Lønstyring: Kendskab til og evne til at anvende mekanismer og værktøjer til at indsamle løndata, behandle løn og styre lønrapporter.
• Styring af kompensation og ydelser: Evne til at designe kompensationsplaner, der er afstemt med nuværende og fremtidige organisationsbehov og markedsforhold; kendskab til og evne til at anvende ICSC's kompensationsmetoder og -principper. Kendskab til og evne til at designe ydelsesrelaterede processer, programmer og værktøjer, herunder tilmelding til ydelser og ændringer.

KVALIFIKATIONER

Uddannelse:

• Sekundær uddannelse er påkrævet.
• En universitetsgrad (bachelorgrad) inden for erhvervs- eller offentlig administration eller et tilsvarende felt vil blive taget i betragtning, men er ikke et krav.
• Specialiseret certificering inden for Human Resources eller Finance Resources Management er en fordel.

Erfaring, viden og færdigheder:

• Minimum 7 års (med sekundær uddannelse) eller 4 års (med bachelorgrad) progressivt ansvarlig HR-/finansieringserfaring på nationalt eller internationalt niveau er påkrævet.
• Erfaring med brug af MS-Office og regnearks- og databasepakker samt erfaring med håndtering af lønsystemer er påkrævet.
• Erfaring med FN/United Nations Development Programme's HR-politikker, -regler og -bestemmelser samt erfaring med deres anvendelse er påkrævet.
• Erfaring med brug af Oracle Cloud/Quantum lønsystem er ønskelig.
• Erfaring og god viden om Quantum HCM-moduler er ønskelig.
• Erfaring med udrulning og forbedringer af Payroll ERP er ønskelig.

Sprogkrav:

• Flydende engelsk er påkrævet.
• Arbejdskendskab til et andet FN-sprog er ønskeligt.

Lige muligheder

Som en arbejdsgiver med lige muligheder værdsætter United Nations Development Programme mangfoldighed som et udtryk for de mange nationer og kulturer, hvor United Nations Development Programme opererer. Derfor opfordrer United Nations Development Programme kvalificerede ansøgere fra alle baggrunde til at søge roller i United Nations Development Programme. United Nations Development Programme's ansættelsesbeslutninger er baseret på meritter og egnethed til rollen uden diskrimination.

United Nations Development Programme er også forpligtet til at skabe en inkluderende arbejdsplads, hvor alt personale får mulighed for at bidrage til United Nations Development Programme's mission, bliver værdsat, kan trives og drage fordel af karrieremuligheder, der er åbne for alle.

Seksuel chikane, udnyttelse og magtmisbrug

United Nations Development Programme tolererer ikke chikane, seksuel chikane, udnyttelse, diskrimination og magtmisbrug. Alle udvalgte kandidater gennemgår derfor relevante kontroller og forventes at overholde de respektive standarder og principper.

Ret til at vælge flere kandidater

United Nations Development Programme forbeholder sig retten til at vælge en eller flere kandidater fra denne stillingsannonce. United Nations Development Programme kan også beholde ansøgninger og overveje kandidater, der søger denne stilling, til andre lignende stillinger hos United Nations Development Programme på samme lønniveau og med lignende stillingsbeskrivelse, erfaring og uddannelseskrav.

Brug af AI af kandidater

Ansøgere opfordres til at læse United Nations Development Programme's vejledning for kandidater om ansvarlig brug af AI i United Nations Development Programme's rekruttering og udvælgelse.

Advarsel om svindel

United Nations Development Programme opkræver ikke et gebyr på noget tidspunkt i United Nations Development Programme's rekrutteringsproces. For yderligere information, se venligst www.undp.org/scam-alert.