Organizational Support Coordinator

Baggrund

MHPSS Hub har til formål at forbedre resultater inden for mental sundhed og psykosocial trivsel gennem teknisk assistance, kapacitetsudvikling af nationale selskaber, IFRC og ICRC, kompetenceudvikling af personale og frivillige, vidensgenerering og videndeling, forskning, strategisk kommunikation og humanitært diplomati, politik og fortalervirksomhed.

MHPSS Hub arbejder ikke direkte med berørte befolkninger, men assisterer snarere de nationale selskaber, IFRC og ICRC med at levere MHPSS-tjenester i overensstemmelse med deres hjælperolle og mandat. MHPSS Hub er organiseret omkring et team af MHPSS-specialister, projektledere, specialister i strategisk kommunikation og supporttjenester.

Det ledes af en direktør, som rapporterer til den internationale direktør hos Røde Kors. Røde Kors opererer under Røde Kors' juridiske identitet, hvor alt personale i MHPSS Hub er ansat af Røde Kors.

Overordnede ansvarsområder og rapporteringslinjer

Organizational Support Coordinator er ansvarlig for at sikre MHPSS Hubs effektive funktion gennem levering af operationel, administrativ, koordinerende og organisatorisk support. Rollen fungerer som et omdrejningspunkt for kontordrift, personalestøtteprocesser, konsulentadministration og eventkoordinering. Stillingen bidrager også til processer for tilskudsadministration, intern kommunikation og organisatorisk læring, når det er nødvendigt.

Organizational Support Coordinator rapporterer til Support Team Lead og er ansat af Røde Kors, MHPSS Hubs værtslandsforening.

Nøgleansvarsområder og pligter

Organisatorisk administration og kontorledelse

• Koordinere daglig kontorledelse og administrative processer.
• Sikre, at kontorfaciliteter, udstyr, forsyninger og administrative systemer vedligeholdes og fungerer effektivt.
• Udvikle og vedligeholde administrative procedurer og dokumentation for MHPSS Hub.
• Sikre, at lagerniveauer af kontorartikler, forfriskninger og køkkenartikler opretholdes.
• Vedligeholde organiserede arkiveringssystemer og optegnelser relateret til kontoradministration og vedligeholdelse i overensstemmelse med organisatoriske politikker.
• Overvåge og støtte overholdelse af organisatoriske administrative krav.

Konsulent- og kontraktstyring

• Støtte planlægning, kontrahering, onboarding og administrativ styring af konsulenter.
• Koordinere udarbejdelse og behandling af konsulentaftaler og relateret dokumentation.
• Vedligeholde konsulentoptegnelser og dokumentation i overensstemmelse med organisatoriske krav.
• Koordinere udarbejdelse og behandling af MHPSS-konsulentkontrakter.
• Sikre, at fakturaer udarbejdes, og betalinger foretages.
• Vedligeholde dokumentationen for MHPSS-konsulentopgaver på en tilgængelig og velorganiseret måde og i overensstemmelse med organisatoriske krav.
• Udvikle skabeloner og holde dem opdaterede.
• Koordinere med andre teams om konsulentrelaterede forhold.

Event-, trænings- og workshopkoordinering

• Yde logistisk og administrativ støtte til møder, workshops, træninger, læringsarrangementer og konferencer.
• Koordinere deltagerregistrering, rejsearrangementer, lokalebookinger og indkøb af eventrelaterede tjenester.
• Udarbejde eventdokumentation, materialer og kommunikationspakker.
• Støtte dokumentation af resultater, lærdom og opfølgende handlinger fra arrangementer og workshops.
• Sikre effektiv koordinering med interne og eksterne interessenter involveret i arrangementer.

Support til vidensstyring

• Assistere med vedligeholdelse af videnarkiver og interne informationssystemer.
• Støtte dokumentversionskontrol og arkiveringsprocesser.
• Oprette og vedligeholde standardiserede driftsprocedurer (SOP'er) og vejledninger.
• Bidrage til organisatoriske læringsinitiativer og videndelingsaktiviteter.

Introduktion af nyt personale

• Koordinere introduktionsprocesser for nye medarbejdere og konsulenter.
• Sikre adgang til relevante systemer, ressourcer og organisatorisk information for nyt personale.
• Vedligeholde introduktionsmaterialer og vejledningsdokumenter.
• Fungére som et omdrejningspunkt for koordinering med introduktionsrelaterede supportfunktioner på hovedkontoret.

Intern kommunikation og koordinering

• Støtte interne kommunikationsprocesser på tværs af teamet og med Røde Kors' hovedkvarter.
• Koordinere teammøder, dagsordener, referater og opfølgende handlinger.
• Støtte udvikling og distribution af interne opdateringer, vejledninger og kommunikationsmaterialer.
• Fungér som et omdrejningspunkt for koordinering med Røde Kors' hovedkvarter vedrørende kontoradministration og vedligeholdelse.
• Facilitere kommunikation og opfølgning relateret til kontorfaciliteter, informationssystemer og vidensstyringsplattforme.
• Støtte implementering af organisatoriske politikker, procedurer og systemer.

Erfarings- og kompetencekrav

Uddannelse

• Bachelorgrad i virksomhedsadministration, ledelse, menneskelige ressourcer, offentlig administration, international udvikling, samfundsvidenskab eller et beslægtet felt.
• Relevant professionel uddannelse inden for administration, kontorledelse, projektkoordinering eller kontraktstyring er en fordel.

Nødvendig erfaring

• Minimum 3-5 års progressivt ansvarlig erfaring inden for administrative, operationelle, kontorledelses- eller koordineringsroller.
• Erfaring med styring af kontoradministrationsprocesser og organisatorisk dokumentation.
• Erfaring med at støtte konsulentkontraheringsprocesser og kontraktadministration.
• Erfaring med at organisere og koordinere workshops, træninger, møder, konferencer og andre organisatoriske arrangementer.
• Erfaring med at vedligeholde arkiveringssystemer, dokumentdepoter og vidensstyringsplattforme.
• Erfaring med at støtte personalintroduktion og koordinere med flere interne afdelinger eller hovedkvartersfunktioner.
• Erfaring med at arbejde i en international organisation, NGO, humanitær, udviklings- eller non-profit-miljø er meget ønskelig.

Sprog

• Flydende i skriftlig og mundtlig dansk og engelsk. Kendskab til et andet arbejdssprog: arabisk, fransk og/eller spansk er en fordel/ønskelig.

Personlig profil

• Organiseret og detaljeorienteret, med evnen til at håndtere flere prioriteter, overholde deadlines og vedligeholde nøjagtige optegnelser, samtidig med at overholdelse af etablerede procedurer sikres.
• Stærke interpersonelle og kommunikationsevner, med evnen til at koordinere på tværs af teams og interessenter, og at udarbejde klare og nøjagtige mødereferater og rapporter.
• Proaktiv og løsningsorienteret.
• En teamplayer, der nyder at arbejde i et multikulturelt miljø, støtter tværfunktionel koordinering, faciliterer informationsdeling og bidrager til et positivt, inkluderende og samarbejdende kontormiljø.

Ansættelsesdetaljer

• Lokation: MHPSS Hub, c/o Røde Kors, Hejrevej 30, 2400 København NV, Danmark.
• Kontrakt: Fastansættelse.
• Startdato: Hurtigst muligt.

Ansøgningsproces

• Send venligst din ansøgning og dit CV via Røde Kors' hjemmeside. E-mailansøgninger accepteres ikke.
• Ansøgningsfrist: 21. august kl. 00:00 (midnat CEST).