Organizational Support Coordinator

Baggrund

MHPSS Hub har til formål at forbedre mentale sundhedsresultater og psykosocial trivsel gennem teknisk assistance, kapacitetsopbygning af nationale selskaber, IFRC og ICRC, kompetenceudvikling af personale og frivillige, videnopsamling og vidensdeling, forskning, strategisk kommunikation og humanitært diplomati, politik og fortalervirksomhed.

MHPSS Hub arbejder ikke direkte med berørte befolkninger, men assisterer i stedet de nationale selskaber, IFRC og ICRC med at levere MHPSS-tjenester i overensstemmelse med deres supplerende rolle og mandat.

MHPSS Hub er organiseret omkring et team af MHPSS-specialister, projektledere, specialister i strategisk kommunikation og supporttjenester. Den ledes af en direktør, som rapporterer til den internationale direktør hos Danish Red Cross.

MHPSS Hub hostes og støttes af Danish Red Cross. Røde Kors opererer under Danish Red Cross' juridiske identitet, og alt MHPSS Hub-personale er ansat af Danish Red Cross.

Overordnede Ansvarsområder og Rapporteringslinjer

Koordinator for Organisatorisk Support er ansvarlig for at sikre MHPSS Hubs effektive funktion gennem levering af operationel, administrativ, koordinerende og organisatorisk support. Rollen fungerer som et omdrejningspunkt for kontordrift, personalestøtteprocesser, konsulentadministration og koordinering af arrangementer. Stillingen bidrager også til processer for tilskudsforvaltning, intern kommunikation og organisatorisk læring, når det er nødvendigt.

Koordinator for Organisatorisk Support rapporterer til Teamlederen for Support og er ansat af Danish Red Cross (DRC), som er den nationale vært for MHPSS Hub.

Nøgleansvarsområder og Pligter

Organisatorisk Administration og Kontorledelse

• Koordinerer den daglige kontorledelse og administrative processer.
• Sikrer, at kontorfaciliteter, udstyr, forsyninger og administrative systemer vedligeholdes og fungerer effektivt.
• Udvikler og vedligeholder administrative procedurer og dokumentation for MHPSS Hub.
• Sikrer, at lagerbeholdningen af kontorartikler, forfriskninger og køkkenartikler opretholdes.
• Vedligeholder organiserede arkiveringssystemer og optegnelser relateret til kontoradministration og vedligeholdelse i overensstemmelse med organisationens politikker.
• Overvåger og understøtter overholdelse af organisationens administrative krav.

Konsulent- og Kontraktstyring

• Understøtter planlægning, indgåelse af kontrakter, introduktion og administrativ styring af konsulenter.
• Koordinerer udarbejdelse og behandling af konsulentaftaler og relateret dokumentation.
• Vedligeholder konsulentregistre og dokumentation i overensstemmelse med organisationens krav.
• Koordinerer udarbejdelse og behandling af MHPSS-konsulentkontrakter.
• Sikrer, at fakturaer udarbejdes og betalinger foretages.
• Vedligeholder dokumentationen for MHPSS-konsulenter på en tilgængelig og velorganiseret måde og i overensstemmelse med organisationens krav.
• Udvikler skabeloner og holder dem opdaterede.
• Koordinerer med andre teams vedrørende konsulentrelaterede spørgsmål.

Koordinering af Arrangementer, Træning og Workshops

• Yder logistisk og administrativ support til møder, workshops, træningsforløb, læringsarrangementer og konferencer.
• Koordinerer deltagerregistrering, rejsearrangementer, lokalebookinger og indkøb af arrangementsrelaterede tjenester.
• Udarbejder arrangementsdokumentation, materialer og kommunikationspakker.
• Understøtter dokumentation af resultater, lærte lektioner og opfølgende handlinger fra arrangementer og workshops.
• Sikrer effektiv koordinering med interne og eksterne interessenter involveret i arrangementer.

Understøttelse af Vidensstyring

• Assisterer med vedligeholdelse af videnlagre og interne informationssystemer.
• Understøtter dokumentversionskontrol og arkiveringsprocesser.
• Opretter og vedligeholder standardprocedurer (SOP'er) og vejledninger.
• Bidrager til organisatoriske læringsinitiativer og vidensdelingsaktiviteter.

Introduktion af Nyt Personale

• Koordinerer introduktionsprocesser for nye medarbejdere og konsulenter.
• Sikrer adgang til relevante systemer, ressourcer og organisatorisk information for nyt personale.
• Vedligeholder introduktionsmaterialer og vejledningsdokumenter.
• Fungerer som kontaktperson for koordinering med introduktionsrelaterede supportfunktioner i hovedkvarteret.

Intern Kommunikation og Koordinering

• Understøtter interne kommunikationsprocesser på tværs af teamet og med DRC's hovedkvarter.
• Koordinerer teammøder, dagsordener, referater og opfølgende handlinger.
• Understøtter udvikling og formidling af interne opdateringer, vejledninger og kommunikationsmaterialer.
• Fungerer som kontaktperson for koordinering med Danish Red Cross' hovedkvarter vedrørende kontoradministration og vedligeholdelse.
• Faciliterer kommunikation og opfølgning relateret til kontorfaciliteter, informationssystemer og vidensstyringsplatforme.
• Understøtter implementering af organisationens politikker, procedurer og systemer.

Erfarings- og Færdighedskrav

Uddannelse

• Bachelorgrad inden for virksomhedsadministration, ledelse, human resource, offentlig administration, international udvikling, samfundsvidenskab eller et beslægtet område.
• Relevant professionel træning inden for administration, kontorledelse, projektkoordinering eller kontraktstyring er en fordel.

Nødvendig Erfaring

• Minimum 3-5 års gradvis mere ansvarlig erfaring inden for administrative, operationelle, kontorledelses- eller koordinerende roller.
• Erfaring med at styre kontoradministrationsprocesser og organisatorisk dokumentation.
• Erfaring med at understøtte processer for indgåelse af konsulentkontrakter og kontraktadministration.
• Erfaring med at organisere og koordinere workshops, træningsforløb, møder, konferencer og andre organisatoriske arrangementer.
• Erfaring med at vedligeholde arkiveringssystemer, dokumentlagre og vidensstyringsplatforme.
• Erfaring med at understøtte introduktion af nyt personale og koordinere med flere interne afdelinger eller hovedkvartersfunktioner.
• Erfaring med at arbejde i en international organisation, ngo, humanitær, udviklings- eller non-profit miljø er yderst ønskelig.

Sprog

• Flydende i skriftlig og mundtlig dansk og engelsk. Kendskab til et andet arbejdssprog: arabisk, fransk og/eller spansk er en fordel/ønskeligt.

Personlig Profil

• Organiseret og detaljeorienteret, med evnen til at håndtere flere prioriteter, overholde deadlines og opretholde nøjagtige optegnelser, samtidig med at etablerede procedurer overholdes.
• Stærke interpersonelle og kommunikationsevner, med evnen til at koordinere på tværs af teams og interessenter, samt udarbejde klare og nøjagtige mødereferater og rapporter.
• Proaktiv og løsningsorienteret.
• En teamplayer, der nyder at arbejde i et multikulturelt miljø, understøtter tværfaglig koordinering, faciliterer informationsdeling og bidrager til et positivt, inkluderende og samarbejdsorienteret kontormiljø.

Ansættelsesforhold

• Sted: MHPSS Hub, c/o Danish Red Cross, Hejrevej 30, 2400 København NV, Danmark.
• Kontrakt: Tidsubegrænset.
• Startdato: Hurtigst muligt.

Ansøgningsproces

• Send din ansøgning og CV via Danish Red Cross' hjemmeside. E-mail-ansøgninger accepteres ikke.
• Ansøgningsfrist: Den 21. august kl. 00:00 (midnat CEST).