Medarbejder til udvalgsbetjening og policy

Stillingen omfatter at skabe og drive effektive arbejdsgange omkring policy- og udvalgsarbejde. Medarbejderen skal med sikker hånd stå for det administrative flow omkring udvalgsarbejdet samt udarbejde knivskarpe mødereferater. Der søges en person, der er god til at udarbejde procesflows, er dygtig til at arbejde systemunderstøttet og nysgerrig på at bruge AI. Det er et team, der vægter det gode samarbejde højt.

KU - FA - Kbh K søger en dygtig administrativ medarbejder, der kan varetage en solid understøttelse af virksomhedens arbejde med udvalgsbetjening og policyarbejde.

Tiltrædelse er den 1. februar 2027 eller snarest muligt.

Om KU - FA - Kbh K

KU - FA - Kbh K yder rådgivning til hele organisationen indenfor samarbejde og arbejdsmiljø. Virksomheden sætter rammerne gennem arbejdet med politikker og retningslinjer.

KU - FA - Kbh K betjener KU’s overordnede arbejdsmiljøudvalg, hovedsamarbejdsudvalg og tilhørende underudvalg. Gennem fælles koncepter og årshjul understøtter virksomheden arbejdsmiljøudvalgene og samarbejdsudvalgene på fakulteterne og i universitetsadministrationen samt de lokale udvalg på institutter og centre.

Virksomheden giver også sparring og processtøtte til andre koncernenheder og andre faglige sektioner i KU HR i forbindelse med KU's policyarbejde med politikker og retningslinjer.

Medarbejderen vil blive en del af sektionen Ledelse, Arbejdsmiljø og Samarbejde, der består af en sektionschef, en arbejdsmiljøchef og tre teams. Stillingen er en del af samarbejds- og udvalgsteamet, der udover den nye medarbejder består af to konsulenter, hvoraf den ene er koordinator. De to andre teams består af arbejdsmiljøkonsulenter og ledelsesudviklingskonsulenter.

Sektionen er forankret i området Udvikling og Strategi, der er en del af Koncernenheden KU HR på Københavns Universitet. KU - FA - Kbh K understøtter i det daglige arbejde den øverste ledelse, har dialog med medarbejderrepræsentanter og deltager i et koordinerende forum omkring udvalgsmøder. Virksomheden rådgiver også andre koncernenheder på KU og har et tæt samspil med de tre campusadministrationer.

Overordnet rolle

Medarbejderen kommer selvstændigt til at løfte den administrative drift af udvalgsarbejdet med de øverste samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg på KU. Stillingen indebærer også at understøtte driften af KU - FA - Kbh K’s policyarbejde, understøtte opfølgning og implementering af beslutninger samt indgå i udviklingsarbejde. Opgaverne, og måden de løses på, udvikler sig hele tiden. Derfor er det vigtigt, at medarbejderen er nysgerrig på at udvikle effektive administrative arbejdsgange.

Primære opgaver

• At drive årsplanlægning på tværs af udvalg.
• At stå for mødebooking, koordinering af kalendere samt booking af lokaler og forplejning.
• At indgå i mødeforberedelse, herunder udarbejdelse af dagsordener, kvalitetssikring af beslutningsmateriale, samling og udsendelse af mødemateriale og udarbejdelse af referater.
• At følge op på beslutninger, herunder at drive implementering og vedligeholde KU - FA - Kbh K’s porteføljestyring på området.
• At besvare henvendelser om beslutningsprocesser og mødeflows, blandt andet i forbindelse med policyarbejde.
• At vedligeholde forretningsordner, årshjul med mere, samt at vedligeholde og udvikle kommunikation på intranet om samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg.
• At udvikle og optimere arbejdsgange.
• At indgå i udviklingsprojekter som projektdeltager.

Kvalifikationer

• Erfaring med at drive det administrative flow omkring udvalgsarbejde og arbejde op mod den øverste ledelse/direktion i en kompleks politisk styret organisation.
• Der forventes lyst til at opbygge et indgående kendskab til KU’s organisering af udvalgsarbejdet.
• Der forventes en organisatorisk helhedsforståelse.
• Der forventes basisviden om samarbejdsaftalen og arbejdsmiljøorganisationen.
• Kandidaten er optaget af og viser forståelse for kerneforretningen.
• Kandidaten kan kvalitetssikre indstillinger og notater samt skrive tydelige referater.
• Kandidaten arbejder struktureret, selvstændigt og kan bidrage til at udvikle og effektivisere arbejdsgange.
• Kandidaten kan give input til gode processer for sagsgange.
• Kandidaten har gode IT-kompetencer. Virksomheden bruger blandt andet WorkZone, Grupperum og AI-agenter.

Personlig profil

• Kandidaten er dygtig til at planlægge, følge op og skabe fremdrift med øje for deadlines.
• Kandidaten planlægger og deler viden til gavn for andre.
• Kandidaten yder en selvstændig indsats og arbejder proaktivt og forudseende.
• Kandidaten bidrager til løsning af nye udfordringer og opgaver.
• Kandidaten bidrager til et godt og positivt arbejdsmiljø.
• Kandidaten trives med, at arbejdsopgaver og arbejdsgange kan forandre sig.

KU - FA - Kbh K tilbyder

• En sektion med engagement, ambitioner og en uhøjtidelig omgangstone.
• Arbejdsopgaver, der vil være med til at udvikle KU som organisation og skabe gode arbejdsvilkår for KU’s mange medarbejdere og studerende.
• En varieret hverdag med høj grad af indflydelse på eget arbejde og en stor kontaktflade.
• Mulighed for sparring med engagerede kolleger og interessenter samt udvikling i jobbet.
• Gode muligheder for fleksibel tilrettelæggelse af arbejdstiden.

Løn- og ansættelsesforhold

Ansættelsen sker i henhold til Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK/stat). Ansættelsen sker som kontorfunktionær i løngruppe 3, sats 2 eller 3. Der vil være mulighed for forhandling af yderligere tillæg efter kvalifikationer. Den ugentlige arbejdstid er gennemsnitligt 37 timer.

Der kan læses mere om lønniveauer i Staten på Lønoverblik.

Københavns Universitet har etableret en ny fælles administrativ organisering, som fortsat implementeres. Dette indebærer løbende forandringer og udvikling af blandt andet arbejdsgange og samarbejdsflader.

Ansøgning

Hvis kandidaten er klar til at tage næste skridt i sin karriere og blive en central del af Københavns Universitets arbejde med arbejdsmiljø og samarbejde, skal ansøgning og CV sendes via KU - FA - Kbh K’s online Jobportalen (tryk på linket "SØG STILLINGEN" nederst i opslaget) senest den 27. november 2026.

Ansættelsessamtaler vil finde sted den 9. december og den 14. december 2026.

Universitetet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle, uanset personlig baggrund, til at søge stillingen.

Praktiske oplysninger

KU har mange lokationer, herunder flere i København. Arbejdsstedet bliver primært indre by, og der vil være behov for indimellem at kunne være fysisk til stede på andre lokationer som led i jobbet. Virksomheden kan desværre ikke tilbyde parkeringsplads, men har base tæt på Nørreport Station og adgang til lånecykler. Medarbejderen kommer til at sidde i et åbent kontorlandskab med free seating. Medarbejderen vil referere til sektionschef Mette Vase.

Yderligere spørgsmål

Spørgsmål til stillingen kan rettes til sektionschef Mette Vase på mobil 9356 3583.