Join the Embassy of Slovenia in Copenhagen as an Executive and Administrative Assistant

Den Slovensk Republiks Ambassade i København søger en yderst organiseret, pålidelig og proaktiv professionel til at blive en del af sit team som Executive and Administrative Assistant.

Dette er en alsidig og betroet rolle i hjertet af Ambassadens daglige drift. Du vil understøtte dens diplomatiske, administrative, organisatoriske og repræsentative aktiviteter og bidrage til at sikre, at møder, officielle besøg, arrangementer, kommunikation og interne processer håndteres gnidningsfrit og professionelt.

Stillingen giver mulighed for at arbejde i et dynamisk internationalt miljø, engagere sig med en bred vifte af danske og nordiske interessenter og bidrage til at styrke Sloveniens relationer med Danmark og den bredere nordiske region.

Stillingen kort fortalt

Stilling: Executive and Administrative Assistant

Ansættelse: Fuldtid, 39 timer om ugen

Kontrakt: Fast lokal ansættelseskontrakt

Arbejdssted: Den Slovensk Republiks Ambassade, Amaliegade 6, 1256 København

Forventet startdato: Oktober 2026

Ansøgningsfrist: 30. august 2026 kl. 23:59 CEST

Rollen

Som Executive and Administrative Assistant vil du yde professionel administrativ, organisatorisk og praktisk support på tværs af Ambassaden. Du vil arbejde tæt sammen med Ambassadøren og andre medlemmer af Ambassadens team og fungere som et vigtigt kontaktpunkt for danske myndigheder, diplomatiske missioner, internationale organisationer, officielle besøgende, eksterne partnere og offentligheden.

Stillingen kombinerer højkvalitets administrativt arbejde med koordinering, gæstfrihed, reception og praktiske kontoransvar. Den kræver god dømmekraft, diskretion, fleksibilitet og evnen til at forudse behov og håndtere skiftende prioriteter i et lille og dynamisk arbejdsmiljø.

Nøgleansvarsområder

Dine ansvarsområder vil omfatte:

Kalender- og tidsplanlægning

Koordinering af aftaler, møder, officielle arrangementer, invitationer og daglige tidsplaner for Ambassaden og dens seniorpersonale.
Overvågning af kommende forpligtelser, deadlines og prioriteter samt sikring af passende forberedelse og opfølgning.
Koordinering af interne og eksterne møder og hjælp til at løse planlægningskonflikter.

Kommunikation og kontakt med interessenter

Håndtering af telefonopkald, korrespondance og generelle forespørgsler på en professionel og serviceorienteret måde.
Opretholdelse af effektiv kommunikation med danske myndigheder, diplomatiske missioner, internationale organisationer, virksomheder, kulturinstitutioner og andre eksterne partnere.
Understøttelse af Ambassadens kommunikation med officielle besøgende, offentligheden og det slovenske samfund.

Officiel korrespondance og dokumentforberedelse

Udarbejdelse, gennemgang, redigering og formatering af officiel korrespondance, diplomatiske noter, breve, e-mails, programmer, invitationer og andre dokumenter.
Sikring af, at dokumenter er nøjagtige, professionelt præsenteret og udarbejdet til tiden.
Assistance med udarbejdelse af mødematerialer, dagsordener, baggrundsdokumenter og præsentationer.

Møder og administrativ koordinering

Koordinering af de praktiske arrangementer for møder, officielle engagementer og interne aktiviteter.
Forberedelse af mødelokaler, dokumentation og andre nødvendige materialer.
Registrering og opfølgning på aftalte handlinger efter behov.
Opretholdelse af velorganiserede kontakt-databaser, administrative optegnelser, arkivsystemer og arkiver.

Gæstfriheds- og receptionsopgaver

Modtagelse af officielle besøgende, gæster og andre interessenter på en høflig og professionel måde.
Forberedelse af møde- og receptionsområder før officielle arrangementer.
Tilberedning og servering af kaffe, te og andre forfriskninger under møder og besøg.
Arrangering af catering og koordinering af andre gæstfrihedskrav.
Sikring af, at møder, besøg og officielle arrangementer finder sted i professionelle, indbydende og velorganiserede rammer.

Rejse og logistik

Organisering af officielle rejser, transport, indkvartering og relaterede logistiske arrangementer for Ambassadens personale og besøgende delegationer.
Forberedelse af rejseprogrammer, rejseplaner og understøttende dokumentation.
Koordinering med hoteller, transportudbydere, myndigheder og andre relevante partnere.

Arrangementer og officielle besøg

Understøttelse af planlægning og afvikling af officielle besøg, receptioner, møder, kulturelle arrangementer og andre repræsentative aktiviteter.
Assistance med invitationer, gæstelister, registreringer, forberedelse af lokaler, catering, protokolarrangementer og gæstemodtagelse.
Ydelse af praktisk support før, under og efter arrangementer, herunder lejlighedsvist arbejde uden for normal kontortid.
Hjælp til at sikre, at officielle aktiviteter leveres gnidningsfrit og på et højt professionelt niveau.

Kontor- og økonomisk administration

Understøttelse af Ambassadens effektive daglige drift.
Vedligeholdelse af kontorartikler, udstyrsregistre, administrative systemer og dokumentation.
Assistance med fakturaer, udgiftsoptegnelser, budgetdokumentation og rutinemæssige finansielle processer.
Kontakt med leverandører og serviceudbydere efter behov.

Generel operationel support

Aktivt bidrag til arbejdet i et lille og samarbejdende Ambassade-team.
Udførelse af andre administrative, organisatoriske, gæstfriheds- og praktiske opgaver i henhold til Ambassadens operationelle behov.

Kandidatprofil

Den succesfulde kandidat bør have:

En relevant universitetsgrad, faglig kvalifikation eller en tilsvarende kombination af uddannelse og relevant erfaring.
Gerne mindst to års relevant erhvervserfaring inden for administration, executive assistance, kontorkoordinering, eventorganisation, gæstfrihed eller en sammenlignelig rolle.
Fuld professionel færdighed i både dansk og engelsk, skriftligt og mundtligt.
Evnen til at udarbejde klar, præcis og professionel korrespondance på engelsk og dansk.
Fremragende organisatoriske, planlægnings- og tidsstyringsevner.
Evnen til at prioritere flere opgaver, håndtere deadlines og tilpasse sig skiftende omstændigheder.
Stærke digitale færdigheder og færdighed i Microsoft 365, især Outlook, Word, Excel, PowerPoint og Teams.
Stærke interpersonelle og kommunikationsevner.
En professionel, høflig og serviceorienteret tilgang.
Dokumenteret diskretion, pålidelighed og personlig integritet.
En vilje til at kombinere administrative opgaver med gæstfriheds- og praktiske kontoropgaver.
Den juridiske ret til at arbejde i Danmark inden den aftalte startdato.

Ønskelige kvalifikationer og erfaring

Følgende vil blive betragtet som en fordel:

Erfaring med at arbejde på en ambassade, i en statslig institution, international organisation eller et andet internationalt miljø.
Kendskab til det slovenske sprog er en fordel.
Erfaring med diplomatisk protokol, officielle besøg eller formelle arrangementer.
Erfaring med gæstfrihed, receptionsopgaver eller organisering af møder og arrangementer.
Erfaring med økonomisk administration, journalføring eller kontakt-databaser.
Erfaring med at forberede indhold til hjemmesider eller sociale medier.
Kendskab til danske offentlige institutioner og det bredere diplomatiske eller internationale samfund i København.

Nøglekompetencer

Den succesfulde kandidat vil demonstrere:

Organisation: En struktureret tilgang og evnen til at holde styr på flere opgaver, deadlines og interessenter.
Sans for detaljer: Konsekvent nøjagtigt og omhyggeligt udført arbejde.
Initiativ: Evnen til at forudse behov, tage ejerskab og identificere praktiske løsninger.
Dømmekraft: Evnen til at vurdere prioriteter og håndtere følsomme sager passende.
Diskretion: Ansvarlig og fortrolig håndtering af information.
Kommunikation: Klar, professionel og kulturelt bevidst kommunikation.
Samarbejde: En positiv og støttende tilgang til at arbejde som en del af et lille team.
Tilpasningsevne: Evnen til at reagere konstruktivt på skiftende prioriteter og uventede situationer.
Ro: Evnen til at forblive effektiv og professionel under pres.
Serviceorientering: En imødekommende, praktisk og hands-on tilgang til at støtte kolleger, besøgende og officielle gæster.

Den Slovensk Republiks Ambassade i København anerkender, at stærke kandidater kan komme med forskellige kombinationer af erfaring og ekspertise. Kandidater, der opfylder de væsentlige krav og tror, at de kan lykkes i rollen, opfordres til at ansøge.

Ansættelsesforhold

Ambassaden tilbyder:

Fuldtidsansættelse på 39 timer om ugen, inklusive en 30-minutters betalt frokostpause.
En fast lokal ansættelseskontrakt i overensstemmelse med gældende dansk ansættelseslovgivning og Ambassadens ansættelsesrammer.
Fem ugers betalt årlig ferie, med mulighed for op til fem yderligere betalte feriedage, afhængig af de gældende ansættelsesbetingelser.
En forventet bruttomånedsløn på DKK 29.000–34.000.
Placering inden for lønintervallet baseret på den udvalgte kandidats kvalifikationer, direkte relevante erfaring, demonstrerede kompetencer og faglige præstationer.
En alsidig rolle med meningsfulde ansvarsområder i et internationalt og multikulturelt arbejdsmiljø.
Muligheden for at bidrage til en diplomatisk missions arbejde og samarbejde med partnere på tværs af Danmark og den nordiske region.

Stillingen kan lejlighedsvist kræve arbejde uden for normal kontortid i forbindelse med officielle besøg, receptioner eller andre Ambassade-arrangementer. Sådant arbejde vil blive håndteret i overensstemmelse med de gældende ansættelsesbetingelser.

Ansøgning og rekrutteringsproces

Ansøgninger skal indsendes via online ansøgningslinket nedenfor:

ANSØG HER – https://form.jotform.com/jobscphmzz/ExecutiveAssistant2026

Ansøgere skal uploade én samlet PDF-fil indeholdende følgende dokumenter:

Et curriculum vitae på højst to sider.
Bevis for relevant uddannelse eller faglige kvalifikationer.
To professionelle anbefalingsbreve.

For nemmere behandling opfordres ansøgere til at navngive filen i følgende format:

Efternavn_Fornavn_Ansøgning.pdf

Den komplette ansøgning skal indsendes via ansøgningslinket senest den:

30. august 2026 kl. 23:59 CEST

Ansøgninger modtaget efter fristen eller indsendt via en anden kanal vil muligvis ikke blive behandlet. Kortlistede kandidater vil blive inviteret til et interview. Udvælgelsesprocessen kan også omfatte en kort skriftlig, administrativ eller praktisk vurdering, der er relevant for stillingens ansvarsområder. Kun kandidater, der er udvalgt til næste fase af rekrutteringsprocessen, vil blive kontaktet.

Ethvert tilbud om ansættelse vil være betinget af, at den udvalgte kandidat:

fremskaffer en gyldig straffeattest; og
succesfuldt gennemfører en baggrunds- og sikkerhedskontrol udført af de kompetente slovenske myndigheder før ansættelsen.

Enhver screening vil være begrænset til det, der er nødvendigt og relevant for stillingen, og vil blive udført i overensstemmelse med gældende databeskyttelseskrav.

For spørgsmål vedrørende stillingen eller rekrutteringsprocessen, bedes du kontakte Ambassaden på:

jobs-cph.mzz@gov.si. Ansøgninger bør ikke indsendes til denne e-mailadresse og skal indsendes via online ansøgningslinket.

Om Den Slovensk Republiks Ambassade i København

Den Slovensk Republiks Ambassade i København repræsenterer Slovenien i Danmark og er også ansvarlig for Sloveniens diplomatiske forbindelser med Finland, Island, Norge og Sverige.

Ambassaden arbejder for at styrke politiske, økonomiske, kulturelle og menneskelige relationer mellem Slovenien og de nordiske lande. Den støtter bilateralt samarbejde, repræsenterer slovenske interesser, bistår slovenske borgere og virksomheder og promoverer Slovenien i hele regionen.

Som en del af et lille og professionelt team vil den succesfulde kandidat få mulighed for at bidrage direkte til arbejdet i en diplomatisk mission i et internationalt og multikulturelt miljø.

Lige muligheder

Den Slovensk Republiks Ambassade er forpligtet til lige muligheder og et respektfuldt og inkluderende arbejdsmiljø. Ansøgninger er velkomne fra alle kvalificerede kandidater, uanset køn, alder, nationalitet, etnisk baggrund, religion eller tro, handicap, seksuel orientering eller andre karakteristika, der er irrelevante for stillingens krav.