Executive Assistant

Ønsker du at komme helt tæt på direktionen i en rolle, hvor struktur, diskretion og fremdrift gør en konkret forskel hver dag? Aller Leisure A/S søger en Executive Assistant, som professionelt og proaktivt understøtter CEO og CFO samt centrale ledelses- og bestyrelsesprocesser på tværs af koncernen.

Om rollen

Som Executive Assistant bliver du en central stabsfunktion med direkte reference til Aller Leisure A/S's CEO. Du får ansvar for at skabe overblik og fremdrift i ledelsens årshjul og sikre, at møder, materialer, beslutninger og opfølgning håndteres rettidigt, præcist og professionelt. Du kommer til at samarbejde tæt med direktionen samt Aller Leisure A/S's Management Group.

Aller Leisure A/S's hverdag er præget af højt tempo, mange interessenter og opgaver, hvor kvalitet, diskretion og præcision er afgørende. Du trives derfor i en rolle, hvor du arbejder selvstændigt, bevarer roen under pres og får ting til at ske.

Som Executive Assistant er du med til at skabe overblik og fremdrift omkring ledelsens årshjul og sikre, at møder, materialer, beslutninger og opfølgning håndteres rettidigt og professionelt. Rollen rummer også forventning om, at du kan løfte udvalgte koordinerende projektopgaver på tværs af koncernen.

Dine primære ansvarsområder vil blandt andet være:

• Planlægning og koordinering af ledelsesmøder og øvrige ledelsesfora herunder Business Reviews, budget- og strategimøder (agenda, materiale, referat, opfølgning).
• Løbende administrativ og koordinerende support til direktion og Management Group – inkl. rejsebooking og praktisk koordinering for CEO/CFO.
• Koordinering af fire årlige bestyrelsesrunder på tværs af Aller Leisure A/S og koncernen, herunder agendaer, indsamling/udsendelse af materiale, praktisk/teknisk afvikling (forplejning og hybrid/online) samt referat og opfølgning på beslutninger og actions.
• Koordinering af årlige generalforsamlinger.
• Vedligeholdelse af årshjul for ledelse og bestyrelse samt sikring af deadlines.
• Planlægning og koordinering af bestyrelsesseminar og ledelsesstrategiseminar.
• Koordinering ifm. messer, eksterne arrangementer samt interne samlinger i samarbejde med P&C og relevante funktioner.
• Selektiv projektledelse/koordination på tværorganisatoriske opgaver (projektplaner, opfølgning og rapportering).
• Kvalitetssikring og udarbejdelse af præsentationer, nøgletal og øvrigt ledelses-/baggrundsmateriale.
• Håndtering af fortroligt materiale samt ad hoc-opgaver for direktionen.

Aller Leisure A/S forventer, at...

Du har flere års erfaring fra en lignende administrativ rolle tæt på ledelsen og trives med at arbejde selvstændigt med høj grad af ansvar.

Derudover forventer Aller Leisure A/S, at du:

• har stærke digitale kompetencer og IT-/AI-forståelse (MS Office, AI-værktøjer, AV-udstyr og moderne arbejdsplatforme)
• har erfaring med bestyrelsesformalia/corporate governance
• kommunikerer flydende på dansk og engelsk i skrift og tale på højt professionelt niveau (svensk/norsk er en fordel)
• arbejder struktureret, præcist og kvalitetsbevidst – og følger op på alle actions og beslutninger
• har høj integritet og kan håndtere følsomme og fortrolige oplysninger med stor diskretion
• bevarer roen i en travl hverdag og kan prioritere "haster vs. vigtig" i en CEO/CFO-kontekst
• kan drive processer på tværs og samarbejde diplomatisk på alle niveauer – også når andre træffer beslutningerne
• kan bidrage analytisk til håndtering af udvalgte komplekse områder, fx GDPR og ESG

Hvad tilbyder Aller Leisure A/S?

Du får en central rolle tæt på direktionen i en ambitiøs rejsekoncern, hvor der er kort vej fra behov til handling – og hvor din evne til at skabe struktur og fremdrift gør en tydelig forskel.

Du bliver en del af et miljø med høj faglighed og høje standarder, og du får et bredt indblik i koncernens ledelses- og bestyrelsesarbejde. Samtidig investerer Aller Leisure A/S i både din faglige og personlige udvikling og tilbyder løn efter kvalifikationer, pensionsordning, sundhedsforsikring samt en række attraktive personalegoder.

Aller Leisure A/S's hovedkontor har til huse i en pensioneret stationsbygning ved siden af Østerport Station i København, og Aller Leisure A/S deler de skønne, lyse kontorer med flere af rejsebureauerne i koncernen. Aller Leisure A/S's rejsebureauer har kontorer andre steder i Norden, og der vil derfor forekomme rejseaktivitet til Aller Leisure A/S's øvrige kontorer.

Hvem er Aller Leisure A/S?

Aller Leisure A/S er en danskejet koncern med rejsebureauer inden for primært gruppe- og individuelle kvalitetsrejser med destinationer i både Danmark, Europa og resten af verden.

Aller Leisure A/S's rejsebureauer omfatter Nyhavn Rejser, Stjernegaard Rejser, Smilrejser, Nilles&Gislev Rejser, NYATI Safari, Aller Travel samt den svenske rejsegruppe WE Travel Group, der består af Historiska resor, ReseSkaparna, Äventyrsresor, PRO Medlemsresor og Grand Tours. Aller Leisure A/S ejer også eventbureauet ALIVE. Læs mere her: www.allerleisure.com