Direktionssekretær

Det Kgl. Bibliotek Slotsholmen søger en ansvarsbevidst, struktureret og serviceminded direktionssekretær til Ledelsessekretariatet. Stillingen henvender sig til en kandidat med et stærkt organisatorisk overblik og sans for detaljen. Kandidaten skal have lyst til at sikre en professionel og velfungerende understøttelse af Det Kgl. Biblioteks øverste ledelse.

Det Kgl. Bibliotek er med sine mere end 800 medarbejdere og lokationer flere steder i landet et vigtigt fundament for litteratur, troværdig viden, fakta, kulturarv og arrangementer. Som nationalbibliotek, universitetsbibliotek og kulturarvsinstitution indsamler, bevarer og formidler biblioteket bredt til gavn for studerende, forskere og borgere i hele Danmark.

Den nye direktionssekretær bliver en del af en levende og attraktiv kulturinstitution. Her kan kandidaten se frem til en spændende og udfordrende hverdag med vekslende typer af opgaver.

Stillingen er placeret i Ledelsessekretariatet i København. Her varetager sekretariatet opgaver inden for blandt andet sekretariats- og departementsbetjening, fundraising, juridisk rådgivning samt presse & kommunikation. Sekretariatet tæller 14 dedikerede kollegaer med forskellige fagligheder, fordelt på tre teams. Den nye medarbejder bliver en del af strategi- og direktionsstøtteteamet og kommer til at referere til lederen af Ledelsessekretariatet.

Som direktionssekretær får ansøgeren en central funktion i forhold til at understøtte direktøren, den øvrige direktion samt lederen af Ledelsessekretariatet. Stillingen bidrager til at sikre, at en travl hverdag fungerer med effektiv håndtering af de daglige administrative og tværgående organisatoriske opgaver. Ansøgeren vil blandt andet komme til at arbejde med følgende:

• Direktions- og ledelsesbetjening, herunder mødeforberedelse og -opfølgning samt kalenderstyring og rejeplanlægning mv.
• Koordinering af møder med Kulturministeriets departement og eksterne samarbejdspartnere.
• Administrativ understøttelse af arbejdet med fonde og legater.
• Administrative opgaver, herunder kontering af fakturaer, rejseadministration og journalisering for direktionen.
• Håndtering af mødefaciliteter og en effektiv mødeservice.
• Bidrage til planlægning og koordinering af sociale og tværgående arrangementer.
• Tage del i afdelingens øvrige opgaver i tæt samarbejde med kollegaer.

Det Kgl. Bibliotek Slotsholmen lægger vægt på, at kandidaten har betydelig erfaring med direktionsbetjening fra en politisk styret organisation, for eksempel et ministerium, en styrelse eller en kommune, samt en relevant uddannelsesmæssig baggrund. Som direktionens og Ledelsessekretariatets ansigt udadtil bidrager kandidaten til at sikre et godt samarbejde på tværs i organisationen i forhold til virksomhedens kolleger i Kulturministeriet og andre eksterne samarbejdspartnere. Det er derfor vigtigt, at kandidaten er en imødekommende og serviceminded person.

Derudover lægges der vægt på, at kandidaten:

• Har minimum nogle års erfaring med sekretariats- og direktionsbetjening, der gør, at der er forståelse for politiske og administrative beslutningsprocesser.
• Samarbejder tillidsfuldt med kolleger i alle dele af organisationen.
• Bidrager med løsninger på problemstillinger, er proaktiv og ikke bange for at tage selvstændigt ansvar.
• Arbejder struktureret og kvalitetsbevidst med blik for detaljen, herunder overholdelse af formalia og deadlines.
• Har forståelse for og kan håndtere krav om fortrolighed.
• Er villig til at yde en ekstra indsats, når det kræves.

Den nye medarbejder bliver en del af en attraktiv og inspirerende arbejdsplads, hvor Det Kgl. Bibliotek Slotsholmen lægger vægt på balance mellem arbejdsliv og fritid. Her er der mulighed for fleksibel arbejdstid gennem virksomhedens flekstidsordning.

I Ledelsessekretariatet er der en uformel omgangstone, og sekretariatet lægger vægt på at have en hverdag, hvor der også er plads til humor og grin på gangen. Der er plads til at sætte sit eget præg på opgaveløsningen. Medarbejderen får mulighed for at udvikle sig både fagligt og personligt, og der vil løbende være mulighed for at deltage i efter- og videreuddannelse med mere.

Ansættelsen er på 37 timer ugentligt inklusive frokostpause. Ansættelsesstedet er Det Kgl. Bibliotek, København (Den Sorte Diamant). Der kan i begrænset omfang være rejseaktivitet til Det Kgl. Biblioteks andre lokationer, blandt andet i Aarhus.

Stillingen kan søges elektronisk. Ansøgningsfristen er senest mandag den 30. november 2026. Der vil blive indkaldt til samtaler i uge 49-50. Ansættelsesstart er den 1. februar 2027.

Ønsker man at høre nærmere om stillingen, er man velkommen til at kontakte leder af Ledelsessekretariatet Uffe Hundrup på telefon 91324185.

Det Kgl. Bibliotek Slotsholmen ser frem til at modtage ansøgninger.

Ansøgeren ansættes efter fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisation – Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) samt organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK).

Det er en betingelse for stillingen, at ansøgeren kan sikkerhedsgodkendes til hemmelig (HEM).