Consultancy, Procurement Associate, Supply Chain Solutions Team, Supply Chain Management Unit (SCMU), Copenhagen, Denmark (1 ...

København, Danmark

Jobbeskrivelse

Stillingen:

Den individuelle konsulent skal yde støtte til Supply Chain Solutions (SCS) Teamet inden for UNFPA's Supply Chain Management Unit (SCMU). Konsulenten får til opgave at sikre udførelsen af transparente og effektive indkøbs- og forsyningskædetjenester og -processer til UNFPA's eksterne partnere. Konsulenten vil rapportere til UNFPA's Supply Chain Solutions and Relations Analyst. Konsulenten vil arbejde i tæt samarbejde med eksterne partnere som statslige partnere, NGO'er og FN-agenturer samt interne partnere som SCMU Inventory Team, Finance Team, Procurement Services Teams, Quality Assurance Team og Strategic Sourcing Team.

Sådan kan du gøre en forskel:

UNFPA er det førende FN-agentur, der arbejder for en verden, hvor enhver graviditet er ønsket, enhver fødsel er sikker, og alle unges potentiale opfyldes. UNFPA's strategiske plan for 2026-2029 beskriver organisationens reaktion på et komplekst globalt miljø og giver en køreplan for modstandskraft og fornyelse. Planen er designet til at accelerere implementeringen af handlingsprogrammet fra den internationale konference om befolkning og udvikling (ICPD) og opnåelsen af FN's verdensmål inden 2030. Dette mandat forfølges gennem et fokus på fire indbyrdes forbundne resultater: at afslutte det udækket behov for familieplanlægning; at afslutte forebyggelige mødredødsfald; at afslutte kønsbaseret vold og skadelig praksis; og at tilpasse sig demografisk forandring gennem evidens- og rettighedsbaserede politikker.

UNFPA's Supply Chain Management Unit (SCMU) er selvfinansierende og blev operationel i januar 2022. Enheden har til opgave at sikre, at UNFPA effektivt og succesfuldt kan støtte leveringen af livreddende reproduktive sundhedsprodukter og andre programforsyninger til slutbrugeren, når og hvor de er nødvendige. For at opnå dette er det vigtigt at styrke regeringers og implementerende partneres kapacitet til at sikre koordination, ende-til-ende synlighed og ansvarlighed for alle forsyningskæde- og logistikrelaterede aktiviteter, især for programforsyninger, på tværs af alle UNFPA-programmer.

I en verden, hvor grundlæggende menneskerettigheder er truet, har UNFPA brug for principielle og etiske medarbejdere, der udlever disse internationale normer og standarder og vil forsvare dem modigt og med fuld overbevisning.

UNFPA søger kandidater, der transformerer, inspirerer og leverer vedvarende resultater med stor effekt, hvilket sikrer effektive eksterne relationer, kommunikation, partnerskabsopbygning og ressourcemobilisering i et hurtigt skiftende udviklings- og finansieringslandskab. UNFPA har brug for medarbejdere, der er transparente, exceptionelle i hvordan de forvalter de ressourcer, der er betroet dem, og som forpligter sig til at levere fremragende programresultater.

Du vil være ansvarlig for:

A. Indkøbs- og forsyningskædeaktiviteter over for eksterne partnere:

Administrere, udføre og koordinere indkøbs- og forsyningskædetjenesterne, yde effektiv og resultatorienteret vejledning til eksterne partnere, der er interesserede i at drage fordel af UNFPA's Supply Chain Solutions, især fra tredjepartsindkøbstjenesterne, fra den indledende anmodning til afslutningen af indkøbsprocessen i overensstemmelse med UNFPA's politikker.

• Udarbejde korrekte proforma-fakturaer i Order Management System (OMS) i henhold til kundens behov og i overensstemmelse med UNFPA's indkøbsprocedurer, på de relevante applikationer og som aftalt i KPI'erne, og sikre, at al relevant dokumentation gemmes i elektroniske filer.
• Behandle og afsende indkøbsordrer (PO'er) i ERP-systemet til leverandører, overvåge forsendelser og håndtere forsendelsesdokumenter for at sikre deres korrekthed, koordinere med modtageren vedrørende forsendelsesopdateringer eller kvalitetsbekymringer og finde løsninger på uafklarede sager med relevante interne eller eksterne interessenter.
• Behandle betalinger af fakturaer, afslutte PO'er, forberede afstemning af proforma-fakturaer med finansafdelingen og indsende endelige fakturaer til partnere, herunder opfølgning på betalinger, leverandørvurdering og andet.

B. Operationel support:

Sikre, at de nødvendige oplysninger om forsyningskædetjenester deles klart med eksterne partnere i henhold til deres specifikke behov og forståelse, hvilket sikrer en fremragende kundeoplevelse for de eksterne partnere.

• Vedligeholde opdateret information i Customer Relationship Management-systemet.
• Sikre, at alle databaser opdateres i overensstemmelse hermed.
• Yde den nødvendige support til StoreFront Third-Party Procurement-projektet, når det kræves af Teamlederen under udviklings-, test-, implementerings-, trænings- og udrulningsfaserne.
• Yde support til udstedelse af rapporter og andre datarelaterede dokumenter.

C. Udføre andre opgaver, som teamlederen måtte kræve.

Kvalifikationer og erfaring:

Uddannelse:

Fuldført gymnasial uddannelse er påkrævet.

• En universitetsuddannelse på bachelorniveau inden for Supply Chain Management, Business Administration, Public Administration, Procurement, Logistik, Internationale Relationer, Udviklingsstudier, International Handel eller tilsvarende felt er en fordel.
• En professionel Supply Chain Management-certificering som CIPS (Chartered Institute of Purchasing and Supply) eller CILT (Chartered Institute of Logistics and Transport) på grundlæggende kvalifikationsniveau (niveau 2) vil være en yderligere fordel.

Viden og erfaring:

Minimum seks (6) års erfaring inden for international indkøb, logistik eller forsyningskædeoperationer i en stor multinational, international eller udviklingsorganisation.

• Stærke interpersonelle-, kommunikations- og forhandlingsevner med evne til at udvikle og vedligeholde brede og diversificerede partnerskaber med eksterne partnere som regeringer, NGO'er, FN-organisationer og/eller donorer er påkrævet.
• Erfaring og praktisk viden om forsyningskædestyring af farmaceutiske produkter og/eller præventionsmidler vil være en stor fordel.
• Praktisk kendskab til Google-værktøjer og analyseapplikationer, regneark til præstationsmålinger og ledelsesrapportering, Oracle ERP-system, Order Management System og udstedelse af tilbud, e-arkivering og Data Studio er en fordel.
• Kendskab til offentlige indkøbsregler og -forskrifter samt relaterede forsyningskæde- og logistikpolitikker er en yderligere fordel.
• Dokumenteret evne til at håndtere komplekse anmodninger fra regeringer og den offentlige sektor, samtidig med effektivt at styre og løse eskalerede klager.
• Omfattende viden om importoverholdelse for farmaceutiske produkter og medicinsk udstyr (erfaring fra flere regioner er en stor fordel) er en fordel. Erfaring med at arbejde for UNFPA eller et andet FN-agentur eller -program er en stor fordel.

Sprog:

Flydende engelsk er påkrævet. Kendskab til mindst et af FN-sprogene: fransk, spansk eller russisk er yderst ønskeligt.

Nødvendige kompetencer:

Værdier:

Udvise integritet,

• Demonstrere engagement i UNFPA og FN-systemet,
• Omfavne kulturel mangfoldighed,
• Omfavne forandring

Kernekomeptencer:

Opnå resultater,

• Være ansvarlig,
• Udvikle og anvende professionel ekspertise/forretningssans,
• Tænke analytisk og strategisk,
• Arbejde i teams/håndtere os selv og vores relationer.

Varighed og arbejdsplan:

Varigheden af opgaven er elleve (11) måneder. Konsulenten vil arbejde fra mandag til fredag, kl. 9:00 til 17:30, i henhold til SCMU's nuværende arbejdsplan i København.

UNFPA's arbejdsmiljø:

UNFPA tilbyder et arbejdsmiljø, der afspejler værdierne ligestilling, mangfoldighed, integritet og en sund balance mellem arbejde og fritid.

UNFPA er forpligtet til at sikre ligestilling i organisationen og opfordrer derfor kvinder til at søge. Personer fra LGBTQIA+-miljøet, etniske minoritetsgrupper, oprindelige befolkningsgrupper, personer med handicap og andre underrepræsenterede grupper opfordres kraftigt til at søge.

Rimelig indkvartering kan ydes ansøgere med handicap efter anmodning for at støtte deres deltagelse i rekrutteringsprocessen.

UNFPA fremmer lige muligheder med hensyn til ansættelse, uddannelse, aflønning og udvælgelse for alle uanset personlige karakteristika og mangfoldighedens dimensioner. Mangfoldighed, lighed og inklusion er kernen i UNFPA's arbejdsstyrke.

Ansvarsfraskrivelse:

Udvælgelse og ansættelse kan være underlagt baggrunds- og referencekontrol, lægeundersøgelse, visumudstedelse og andre administrative krav.

UNFPA opkræver ingen ansøgnings-, behandlings-, uddannelses-, interview-, test- eller andre gebyrer i forbindelse med ansøgnings- eller rekrutteringsprocessen og beskæftiger sig ikke med oplysninger om ansøgeres bankkonti.