Consultancy, Logistics Associate, Supply Chain Management Unit (SCMU), Copenhagen, Denmark

Stillingen:

Den individuelle konsulent vil støtte Logistics Management Services (LMS)-teamet i udførelsen af daglige globale logistikoperationer, herunder fragtstyring, lagerstyring, kundeordreudførelse, forsendelsesovervågning, logistikdokumentation og koordinering med interne og eksterne interessenter.

Konsulenten vil bidrage til at sikre rettidig, effektiv og compliant levering af reproduktive sundhedsvarer, humanitære forsyninger og andre UNFPA-administrerede produkter. Dette skal ske samtidig med, at nøjagtige logistikregistreringer opretholdes, operationel rapportering understøttes, og der bidrages til løbende procesforbedringer og forretningskontinuitet på tværs af Supply Chain Management Unit (SCMU)'s logistikoperationer.

Afhængigt af den specifikke opgave og organisationens behov vil konsulenten referere til enten Fragtholdlederen eller Lagerstyringsteamlederen.

Den individuelle konsulent vil samarbejde tæt med andre medlemmer af det tildelte team for at støtte effektiv udførelse af daglige operationer og sikre rettidig levering af alle opgaver.

Sådan kan du gøre en forskel:

UNFPA er det førende FN-agentur, der arbejder for en verden, hvor enhver graviditet er tilsigtet, enhver fødsel er sikker, og enhver ungs potentiale opfyldes. UNFPA's strategiske plan for 2026-2029 beskriver organisationens reaktion på et komplekst globalt miljø og giver en køreplan for modstandskraft og fornyelse.

Planen er designet til at accelerere implementeringen af handlingsprogrammet fra den internationale konference om befolkning og udvikling (ICPD) og opnåelsen af FN's verdensmål inden 2030.

Dette mandat forfølges gennem fokus på fire indbyrdes forbundne resultater: afslutning af det udækkede behov for familieplanlægning; afslutning af forebyggelige mødredødsfald; afslutning af kønsbaseret vold og skadelig praksis; og tilpasning til demografiske ændringer gennem evidensbaserede og rettighedsbaserede politikker.

I en verden, hvor grundlæggende menneskerettigheder er truet, har UNFPA brug for principfaste og etiske medarbejdere, der udlever disse internationale normer og standarder og vil forsvare dem modigt og med fuld overbevisning.

UNFPA Supply Chain Management Unit (SCMU) er selvfinansieret og blev operationel i januar 2022. Den har til opgave at sikre, at UNFPA effektivt og effektivt kan støtte levering af livreddende reproduktive sundhedsprodukter og andre programforsyninger til slutbrugeren, når og hvor de er nødvendige.

For at opnå dette er det vigtigt at styrke regeringers og implementerende partneres kapacitet til at sikre koordinering, end-to-end synlighed og ansvarlighed for alle forsyningskæde- og logistikstyringsrelaterede aktiviteter, især for programforsyninger, på tværs af alle UNFPA-programmer.

UNFPA søger kandidater, der transformerer, inspirerer og leverer resultater med stor og vedvarende effekt, sikrer effektive eksterne relationer, kommunikation, partnerskabsopbygning og ressourcemobilisering i et hurtigt skiftende udviklings- og finansieringslandskab.

UNFPA har brug for medarbejdere, der er gennemsigtige, exceptionelle i UNFPA's måde at forvalte de ressourcer, der er betroet dem, og som forpligter sig til at levere ekspertise inden for programresultater.

Du vil være ansvarlig for:

A. Logistikoperationer og kundesupport

• Støtte planlægning, koordinering og udførelse af logistikoperationer relateret til programforsyninger, reproduktive sundhedsvarer, humanitære forsyninger og andre UNFPA-administrerede produkter.
• Give vejledning og støtte til interne og eksterne kunder om logistik-, lager- og forsendelsesstyringsprocesser og -procedurer.
• Behandle og overvåge kundeordrer, forsyningsanmodninger og logistiktransaktioner fra modtagelse til endelig levering.
• Koordinere med leverandører, speditører, tredjepartslogistikudbydere (3PL'er), humanitære partnere og UNFPA's forretningsenheder for at sikre rettidig og omkostningseffektiv levering af forsyninger.
• Indhente og analysere tilbud, fragtrater, omkostningsestimater og leveringsmuligheder for at understøtte operationel beslutningstagning.
• Overvåge lagerbeholdning, lagerallokeringer, genopfyldningsaktiviteter og lagerbevægelser som tildelt.
• Støtte transportplanlægning og forsendelsesudførelse ved hjælp af luft-, sø-, vej- og multimodale transportløsninger.
• Overvåge forsendelser frem til endelig levering og proaktivt identificere, adressere eller eskalere forsinkelser, forstyrrelser og operationelle problemer.
• Koordinere udarbejdelse, gennemgang og distribution af forsendelsesdokumentation og andre dokumenter, der kræves til transport, toldklarering og modtagelse af varer.
• Sikre, at kunder modtager rettidige forsendelsesopdateringer og al påkrævet logistikdokumentation.

B. Systemer, overholdelse og præstationsovervågning

• Oprette og behandle lagerbevægelser, logistiktransaktioner, fragtkøbsordrer, lagerordrer og relaterede registreringer inden for UNFPA's virksomhedssystemer.
• Opretholde nøjagtige driftsregistreringer inden for ERP, CRM og andre virksomhedssystemer for at understøtte synlighed, rapportering og institutionel hukommelse.
• Registrere lagerbevægelser, lagerudtømning, forsendelsesmål og fakturarelatere transaktioner i overensstemmelse med etablerede procedurer.
• Støtte overvågning af leverandør-, lager- og logistiktjenesteudbyderes præstation i forhold til aftalte serviceniveauer og nøglepræstationsindikatorer.
• Bidrage til logistikrapportering, dataanalyse og præstationsovervågningsaktiviteter.
• Sikre overholdelse af UNFPA's politikker, procedurer, kontraktmæssige krav og gældende logistikstandarder.

C. Videnforvaltning og løbende forbedringer

• Deltage i træningssessioner, workshops og initiativer til videndeling relateret til forsyningskæde- og logistikstyring.
• Bidrage til udvikling, gennemgang og forbedring af standard driftsprocedurer, forretningsprocesser, skabeloner og operationelle værktøjer.
• Støtte dokumentation af erfaringer, forretningskrav og procesforbedringsinitiativer.
• Opretholde nøjagtige registreringer og dokumentation for at understøtte videnforvaltning og forretningskontinuitet.
• Deltage i tværfunktionelle projekter og initiativer, der sigter mod at forbedre driftseffektivitet, synlighed og kundeservice.

D. Samarbejde og forretningskontinuitet

• Arbejde tæt sammen med kolleger på tværs af SCMU, regionale kontorer, landekontorer, leverandører, logistiktjenesteudbydere og humanitære partnere for at støtte effektive forsyningskædeoperationer.
• Yde operationel støtte på tværs af lagerstyring, fragtstyring og relaterede logistikaktiviteter baseret på forretningsprioriteter og arbejdsbyrdekrav.
• Bidrage til at sikre uafbrudt servicelevering under medarbejderfravær, nødhjælpsaktioner, arbejdsbyrdetoppe og organisatoriske prioriteter.

E. Udføre andre opgaver som påkrævet af SCMU-ledelsen.

Varighed og arbejdsplan:

Varigheden af opgaven er 11 måneder. Konsulenten vil arbejde på stedet mandag-fredag, 8 timer om dagen og 40 timer om ugen, i henhold til den nuværende tidsplan for SCMU i København.

Kvalifikationer og erfaring:

Uddannelse:

• Gennemført gymnasial uddannelse er påkrævet.
• En universitetsgrad på bachelorniveau inden for Supply Chain Management, Indkøb, Logistik, Business Administration, Operations Management, Udviklingsstudier, Samfundsvidenskab, Økonomi, International Handel eller tilsvarende felt er en fordel.
• En certificering såsom CIPS Level 2 og/eller kvalifikation fra Chartered Institute of Logistics and Transport (CILT-UK) Level 3 Certificate in Logistics and Transport og/eller projektledelseskvalifikationer og -certificeringer såsom PRINCE2® Foundation og Practitioner certificeringer, PMP® eller CAPM® fra Project Management Institute (PMI) ville være en yderligere fordel.

Viden og erfaring:

• Minimum 6 års relevant progressivt ansvarlig erfaring på nationalt eller internationalt niveau inden for lagerstyring, humanitær respons, logistik eller relaterede områder, fortrinsvis for socialt missionsdrevne organisationer eller initiativer. Det minimale antal år med relevant erfaring reduceres til 3 år for kandidater med en relevant første- eller videregående universitetsgrad. Kandidater med erfaring inden for nedenstående nøgleområder, med forståelsen af, at disse erfaringer kan overlappe, har en yderligere fordel:
  • Erfaring på mindst et år med styring af international eller in-country lager-, indkøbs- og logistikoperationer inden for sundhedsområdet.
  • Kendskab til indkøbs- og forsyningskædepolitikker og -procedurer fra FN-agenturer.
  • Erfaring med at arbejde med Google-værktøjer og analytiske applikationer, regneark til præstationsmålinger og ledelsesrapportering, Oracle ERP-system, OMS-system, database- og dashboardudvikling og -vedligeholdelse.
• Kendskab til global forsyningskædesikkerhed, risikostyring og overholdelsesforskrifter er påkrævet.
• Grundlæggende kendskab til principperne og operationelle aspekter af seksuel og reproduktiv sundhedsvarer i det globale udviklings- og humanitære samfund er påkrævet.
• Stærke interpersonelle færdigheder og evne til at udvikle og opretholde brede, diversificerede partnerskaber er påkrævet.
• Grundlæggende færdighed i projektledelsesfærdigheder er påkrævet.
• Erfaring med brug af Enterprise Resource Planning (ERP) er påkrævet.
• Professionelle skriftlige og mundtlige præsentationsfærdigheder, herunder til udarbejdelse af rapporter, præsentationer og evnen til at syntetisere komplekse forsyningskædedokumenter for både tekniske og ikke-tekniske målgrupper, er en fordel.
• Erfaring med at støtte implementering af logistikforretningstransformationsprojekter, især dem, der involverer digitalisering og teknologisk innovation, er en fordel.

Sprog:

• Flydende engelsk er påkrævet. Arbejdskendskab til ethvert andet officielt FN-sprog er en fordel.

Påkrævede kompetencer:

Værdier:

• Eksemplarisk integritet,
• Demonstrere engagement over for UNFPA og FN-systemet,
• Omfavne kulturel mangfoldighed,
• Omfavne forandring

Kernekompetencer:

• Opnå resultater,
• Være ansvarlig,
• Udvikle og anvende professionel ekspertise/forretningssans,
• Tænke analytisk og strategisk,
• Arbejde i teams/lede os selv og vores relationer,

UNFPA's arbejdsmiljø:

UNFPA tilbyder et arbejdsmiljø, der afspejler værdierne ligestilling, mangfoldighed, integritet og en sund balance mellem arbejde og privatliv.

UNFPA er forpligtet til at sikre ligestilling i organisationen og opfordrer derfor kvinder til at søge. Personer fra LGBTQIA+-fællesskabet, etniske minoritetsgrupper, oprindelige folk, personer med handicap og andre underrepræsenterede grupper opfordres kraftigt til at søge.

Rimelig indkvartering kan ydes til ansøgere med handicap efter anmodning for at støtte deres deltagelse i rekrutteringsprocessen. UNFPA fremmer lige muligheder med hensyn til ansættelse, uddannelse, aflønning og udvælgelse for alle uanset personlige karakteristika og dimensioner af mangfoldighed.

Mangfoldighed, lighed og inklusion er kernen i UNFPA's arbejdsstyrke – klik her for at lære mere.

Ansvarsfraskrivelse:

Udvælgelse og ansættelse kan være underlagt baggrunds- og referencetjek, medicinsk godkendelse, visumudstedelse og andre administrative krav.

UNFPA opkræver ingen ansøgnings-, behandlings-, uddannelses-, interview-, test- eller andre gebyrer i forbindelse med ansøgnings- eller rekrutteringsprocessen og beskæftiger sig ikke med oplysninger om ansøgernes bankkonti.

Ansøgere til stillinger i de internationale faglige og højere kategorier, der har permanent opholdstilladelse i et andet land end deres nationalitet, kan blive bedt om at give afkald på en sådan status ved deres ansættelse.

Denne rekruttering er til en individuel konsulentstilling. UNFPA dækker ikke flytte- eller rejseomkostninger forbundet med tiltrædelsen af denne stilling.